档案数字化建设与数字化档案信息利用分析

档案馆作为一个重要的公共服务项目，是社会生活中不可或缺的一部分。21世纪，随着计算机与信息技术的迅猛发展，信息数字化已深入各行各业，并逐步建立起一体化的资讯网络系统。截止到现在，我国的档案馆已有了一定的发展，但档案资料的利用才是其本意与终极目的，而现阶段档案资料的使用方式也随之发生了改变。为了提高我国高校档案馆的使用效率，探讨档案数字化建设与数字化档案信息利用的方法。

在现代社会，信息技术的飞速发展使各个行业都逐步进入信息化阶段，随着信息技术的广泛应用，数字化档案出现并不断发展。由于信息数字化日益普及，利用各种先进的技术将档案内容信息化并且进行储存和传输，对提升档案管理工作效率有很大帮助。数字化档案将数字化技术与档案相结合，是从传统档案管理到现代化档案管理的转变，虽然近年来数字化档案发展有了长足的进步，但仍有许多问题亟待解决。

数字化档案简介

数字化档案是一种全新的档案处理方式，它是一种基于网络技术的档案管理系统，通过网络技术对档案的管理方式进行了优化和完善。同时，利用信息数据对档案安全问题进行精准监测，为安全问题的预防和发现提供技术保障。数字化档案在防火、防潮、防盗等方面有着举足轻重的地位。与此同时，在档案管理工作中应用数字化技术，实现了对传统档案管理方式的最优转化。通过网络技术，可以实现对档案信息和存放地点的精确控制，提高对档案的管理和利用效果。

档案信息资源使用的必要性

档案资料数字化可以使用户查询、利用档案更为便捷，节省存储空间，其优点十分明显，而且可以保证原始档案，特别是某些有价值的档案，能够得到很好的保护，避免由于多次翻阅而造成损坏。在实际工作中，档案信息资源得到有效使用，是实现档案价值的最好方式。档案资源数量庞大，涉及各行各业，各个行业的人员对档案查询的需求大，但却没有一个专业的档案管理机构。显然，两者之间供求关系不平衡，而且其中也有很多合作空间与机遇，建立一座数字化沟通交流的桥梁是很有必要的；而在这一过程中，档案资料的使用率也将得到提高，也为档案管理行业带来新的发展机遇。

档案数字化的建设

（一）应用开放、分享的发展思想

在数字化背景下，档案资料的公开与共享具有三个突出的特征：一是零空间。在为客户量身定做个性化档案资料的过程中，可以有效地与客户进行远程通信，为客户提供更有效的信息服务。二是分散。在数字化社会中，档案馆可以使用互联网进行分布式管理，使用户能够在第三方获得信息，为整个档案的管理提供更好的服务。三是共享。在数字化时代，档案资料的共享既是为档案库服务，也是为其他产业服务，它将会给传统的档案管理带来影响。总体上，我国档案馆在档案管理工作中仍存在一些与新时期、新思想、新需求不符的问题，难以有效地提升档案工作的质量，从而导致档案资料的共享变得更为复杂。在当前时代背景下，加强图书馆资源的整合与共享将成为推动图书馆信息化工作的一个主要内容，其为完善档案数字化打下了坚实的基础。

（二）“二位一体”的网络化建设模式

“二位一体”是技术与管理相结合的互联网新模式。在数字化时代，档案资料数字化的发展是由管理员与开发者共同完成。通过微信和微博等平台能传播档案信息，这与一般的信息存储有着很大的不同。从总体上看，档案资料来源大多是由某一单位提供，而档案资料的使用者并不拥有其所有权。随着信息化的发展，“二位一体”网络模式融入档案管理，使其摆脱实体约束，各种不同的信息媒介都会自行发展自己的信息化档案管理系统。同时，“二位一体”的网络模式会使现代化信息资源和传统档案信息服务之间产生矛盾，“二位一体”的档案管理方式面临严峻的考验。为此，要根据具体情况，做好档案资源的分类管理，使其有效地发挥作用，为加强档案信息化建设打下坚实的基础。

（三）充分运用数字化管理技术

数字化档案的出现，使档案资源的信息化程度日益提高。传统人工操作的方法存在档案资源安全隐患及数据丢失等问题，严重地制约了档案资料的高效使用。由于受到各种自然、人为等因素的制约，大量的档案资料的处理更为复杂。因此，在档案工作中引进数字化管理技术，能够促进档案资源管理方式的多样化，为档案的管理和安全工作打下坚实的基础。在数字化时代背景下，最突出的改变就是档案资料的数字化，资料可以透过数字化技术进行流转，而资讯的来源也会更多。目前我国的档案馆信息化建设既有库藏型的，也有增量型的，信息化是建立完善数字化档案的基础，同时，也可以扩展档案来源，为进一步加强档案管理与安全工作打下坚实的基础。

（四）改变服务模式

在大数据背景下，构建协同档案信息资源共享平台，智能化连接各系统的平台，能够为协同工作打下坚实的基础。同时，当前图书馆协同信息资源的构建已经完成了“互联网+档案”模式的更新，方便各地数据资源的调配，为二次对接和公开提供了技术支撑。同时，档案工作也在向经济和社会生活渗透，大量的档案使用者为传统档案管理模式带来了冲击。我国在发展过程中所累积的海量公共行政资料，是我国档案事业发展的宝贵财富。由于过去的档案工作一直采用半封闭的模式，使用者大都只是进行单纯的查询，档案信息化更注重个人资讯的推送服务，将会给传统的档案资料管理带来巨大的冲击。

（五）提高信息的准确性和速度

随着社会的迅速发展，档案馆的资料越来越多，有的地方甚至出现了成倍增加的现象。这样的情况下用传统人工搜索的方法很难解决，因为人的记忆能力有限，不仅需要大量的时间和精力，工作效率也低下，所以传统的人工搜索方法无法适应现代社会的发展。随着科学技术的发展，数字化查询搜索使档案管理工作变得简单、快速、精确。档案馆信息化建设具有超量的存储能力，极大地提高了工作效率，有效解决了以往档案管理工作的弊端。档案综合处理与分析是档案工作中的一个重要内容，它是档案收集、整理、保存和使用的重要组成部分。以往的档案资料收集与整理工作大多是由人工进行，既耗时，错误率又高，而数字化档案则解决了上述问题。利用各种软件进行处理，能够迅速完成对档案资料的综合处理，而且具有很高的准确性，具有自动化的解析功能，能够自动生成报告，使档案综合处理与分析工作更为高效、快捷。

档案资料数字化使用的途径

（一）资料收集标准化

首先，档案管理工作的高效运行是提高档案管理工作质量的重点，对档案的及时收集、归档、建立具有重要意义。其次，要对历史档案进行适时的整理，并根据时间发展的先后顺序、重要性进行归类。在编目过程中，为了方便以后的阅读，应尽量做到美观、实用。在收集资料的时候，要对相关信息进行及时审查，减少因修改而导致的延迟，这样才能有效地提升整个档案管理的工作效率。最后，各单位之间的档案数据规范化水平也有很大差别，所以收集资料时要仔细筛选，以减少冗长的工作。档案是极其机密的信息，因此，在实践中要加强对其的管理，使其使用更加规范化，同时对类似的档案进行归档，以提高工作的便捷性。档案管理人员应严格遵守《中华人民共和国档案法》有关法规，定期对档案资料进行复检，及时纠正资料乱堆乱放的情况。在此基础上，对其进行归类、贴上标识，确保档案资料的有序、完整。

（二）强化材料识别

要想有效地实现数字化档案信息的传递，就需要对其进行预处理，以保证其在传递时不出错。但在收集档案过程中，往往存在姓名相近、经历相近等问题，导致大量的档案资料容易出现差错，因而在收集完成后，首先要对其进行鉴别，即审核材料是否与职位、学历有关系。例如，政治审查的材料，与其工作条件有着密切的关系。新时期的数字化档案管理工作是一项复杂的任务，它要求各部门的工作人员根据不同的工作程序和阶段，循序渐进地进行。在今后的工作中，要加强对传统档案的数字化管理，推动数字化档案的存取，为今后的工作打下坚实的基础。同时，还要建立相应的制度，明确工作目的，了解各项数字化档案的操作流程和规定，制定各类别的数字化档案的保管期和相关规定，并对其进行详细的管理和规定，确保每个档案都具有重要的意义和完整的信息，力求达到档案标准存档。

（三）推进规范化档案工作

在档案的归档工作中，资料的收集、审核和归档是其工作的重要步骤，所以要进一步完善归档工作，才能取得较好的归档效果。首先，要对《档案工作条例》及有关的规范性文件进行深入研究，对其形成时间、形成原因、形成背景等方面的资料进行总结。例如，哪些岗位的变化，会造成一些人员的调动。要使档案工作的效率最大化，降低差错发生率，就要不断改进档案的存档流程。其次，档案资料在收集、审核和归档时，要对整个制度的执行过程进行细致梳理，特别是对个别容易出现错误的数据，要仔细核对，然后将其归还到材料部门，进行重新排列。再次，所有收集的资料要由本人亲自核实、签字，并加盖相关印章，确保资料真实完整。最后，将职工入职时间、工作经历等资料录入电脑，便于以后查询，同时要构建一个现代的档案资料管理体系，减少伪造的可能性。把传统的档案工作和信息技术有机联系起来，可以更好地维护和保存档案。

（四）改进和扩展业务模式

档案资料借助互联网与信息技术能更好地为使用者提供服务。例如建立一个网页，为使用者提供信息查询服务，这样的网络服务模式给使用者提供了非常便利的服务，可以让使用者随时随地在网上查询、浏览信息，而且可以设定清晰的板块分类，使查询、浏览更为便利。同时，档案馆还能对相关档案进行及时的更新和整理，实时为用户提供服务，提高档案的使用效率。档案馆不仅要整理历史资料，而且要把对当前的政治、经济、社会的各项政策等的宣传工作作为一项重要的工作内容。档案工作要勇于面对社会大众，在充分运用多媒体与自媒体的情况下，为档案馆与使用者建立畅通的沟通渠道，可以构建一个电子版阅览中心，充分发挥档案的主要价值。随着电子信息时代的到来，人类的知识面越来越广，各种信息也越来越多，其不仅数量庞大，内容也更加复杂。在这样的形势下，档案馆很难把所有的情报和数据都集中在一起，更不要说综合使用，因此加强协作，形成横向协作是档案管理今后的发展方向。只有这样才能突破障碍，形成强大的联盟，让整个档案体系更完善，并充分利用其潜力。同时，作为一个公共组织，档案部门也要做好相应的推广工作，例如与科技、文化等公益出版物进行联合，或者将档案室列为展览区，让档案进入大众的视野。只要推广得好，资料库的访问者数量就会增长。因此，合理推广本地现有并深受广大读者欢迎的出版物，可以提高档案使用效率。

（五）提高档案工作人员整体素质

在当前的档案工作中，档案工作人员的整体素质是档案工作的重点。当前我国的档案馆资料几乎实现了数字化，而且随着时代的发展，社会对档案资料的需求日益增长，因此，提高员工素质，为广大市民提供全面、优质的服务是当务之急。档案工作人员应以积极、负责、严谨细致的态度认真听取使用者的需求，并帮助他们在最短的时间内找到所需的资料，对使用者的提问要耐心解答，并对有关的评论进行及时的回复。同时，要与时俱进，勇于开拓，不断地学习新的知识和技术，并运用于工作中，只有如此，才能适应信息化的发展。归根结底，档案是以服务为目的，档案工作人员要有高度的责任心，要把服务群众作为自己的工作准则，并在新的领域里不断学习新技术，例如电脑，互联网等。唯有不断地学习，才能为广大群众提供全面、高质量的服务，为档案数字化建设与数字化档案信息利用贡献自己的力量。

总之，在新时期下，档案数字化建设是历史发展的必经之路。但是，当前的档案管理工作中，档案馆的档案信息资源开发是重中之重，要与时俱进，根据自己的实际情况，运用现代化的科技手段提高档案信息的使用效率。这样公众才能享受更为方便、快捷的服务。要提高档案工作的效率，可以依靠数字化技术，建立健全数字化档案，明确工作导向、加强协作、提高员工的整体素质、提高档案数字化工作质量、不断拓宽档案使用渠道等，这些都是提高档案使用效率的重要手段。

参考文献

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