信息时代高职院校办公室档案管理工作的创新

办公室档案结合信息技术可以大大节省人力物力，快速精准地查找到所需的资料，有效完成各项工作。然而，现代高职院校的档案管理工作还处于从传统管理方法向信息技术管理方法过渡的阶段。基于此，现简要叙述高职院校档案管理信息化的意义，并对办公室档案管理工作中存在的问题提出一些建议，以供参考。

将大数据信息技术应用于高职院校档案管理，能够快速从卷帙浩繁的文件资源中检索到所需要的资料。办公室档案管理与计算机网络技术（外网和局域网）密切衔接，可以提供大数据、办公室资料分类存储的服务，在提升档案管理工作效率的同时，使各部门实现资源共享。

高职院校办公室档案管理工作简述

高职院校办公室档案管理是指根据不同的分类标准对以纸张、图像或其他载体记录各学院师生的学籍、处分、升学退学等事务的数据库，以及收集的资料进行管理[1]。由于不同类型的文档文件有不同的储存要求、存储格式，因此办公室档案管理员必须定期更新、删除、分类排序和新增文档文件。

信息时代高职院校办公室档案管理的特点

高职院校档案管理业务向信息化转变

随着信息时代的到来，传统的档案管理模式逐渐被淘汰，大数据管理技术被广泛地应用到人们的日常生活中。目前，大多数高职院校正在建立完善电子档案数据库，将学校无法存储、易于损毁的纸质资料转化(备份)成电子资料。

高职院校档案管理服务模式更加多样化

高职院校档案管理的信息化进程促进了档案管理系统的智能化和服务模式的多样化[2]。例如，部分高职院校的网上检索模式能够帮助教师准确检索出学生的各科成绩、排名，以及与上次考试成绩的对比，方便了教师对学生的管理。

高职院校档案存储空间扩大

传统的纸质文件资料不仅占据空间大，而且还需要进行特殊保护，以防止其氧化。目前，随着科学技术的不断进步和网络媒体的快速发展，电子文件应运而生。与纸质文件相比，电子文件解决了存储空间不足、维护成本较高等问题。

促进高职院校档案管理工作信息化的意义

推动档案管理工作的更新

在信息时代背景下，许多现代化档案管理技术已经应用于办公室档案管理工作，极大地提高了高职院校档案管理的便利性。随着新技术的应用，高职院校办公室的档案得到了及时的更新与补充。

有效提高查找效率

传统档案管理的查找形式主要是人工查找，即使利用终端进行查找，也有可能由于缺少完整高效的资料数据库而遗漏资料文件，查找效率并不高。传统的档案管理方法具有局限性，无法有效收集利用大量电子文件，这严重浪费了管理者和信息使用者的时间，影响了档案管理工作的效率。档案数字化管理可以有效提升学校档案资料的使用率。

图书、文件和信息的集成管理可以降低管理成本

分散式的管理模式对使用员工、工作设备、数据和网络平台等造成了巨大的资源浪费，多个独立系统可能会导致一个整体系统产生较高的重复率，从而增加管理成本。因此，对档案进行一体化、系统化的信息化管理，有利于降低管理成本[3]。以学校归档文件管理为例，高职院校建立统一的管理体系，在集成指导、制定和实施管理规则下，加强文件的统一化、标准化管理，统一上级颁发的相关文件、发表的论文数据、师生花名册，积极与文献和信息资源库合作，加强对档案信息的综合管理，制定统一的学校信息化归档制度，有利于降低管理成本，构建统一的校园信息网络体系，实现对档案库房与网络平台的联合利用。

促进高校深化改革的必然要求

随着各类信息技术的高速发展，高职院校办公室要根据自身的发展现状和工作需求，做出全面、系统的调整和转型，加大档案管理工作的创新力度，借助现代信息技术优势，在提高档案信息化水平的同时，广泛收集、整理、汇总内部档案信息资料，不断完善档案管理内容，为高校改革转型提供准确、可靠的参考资料。

保证档案信息资料的完整性和安全性

档案可以直观地体现各部门、各岗位人员以及业务活动开展的基础信息，为高校后续决策管理提供有价值的参考资料。因此，在信息时代背景下，灵活运用先进的信息技术创新档案管理工作，可以打破传统管理模式的制约，而利用信息化技术将不同类别的档案信息存储到共享信息数据库中，可以有效保证档案资料的完整性和安全性。

信息化档案管理工作现状

网络信息安全问题

与传统的数据管理相比，大数据下的档案管理要求具有更高的归档、销毁和移交管理功能。档案管理员应熟悉并灵活运用大数据技术，挖掘有用的文件数据，推动学校朝更加科学合理的方向发展。

一方面，智慧学校的建设项目为办公室档案管理提供了很多机会。因此，利用建设智慧学校的机遇，能够更加科学合理地管理档案信息，从而利用信息技术为广大学生提供更加高质量的服务。为更好地使用信息库，必须运用信息技术为学校的办公室档案管理工作提供更加便捷的条件。

另一方面，近年来，随着数字校园、智慧学校等概念的出现，大数据信息技术在学校办公室档案管理工作中的应用已经成为趋势。人们越来越重视网络信息泄露问题，网络安全、信息安全一度成为热点话题。

随着智慧学校建设的迅速发展，档案管理必须紧跟时代步伐，在打破学校传统管理理念的同时，重视数据安全，提高学校信息化建设中文档存储的安全系数，在更安全的空间存储有关国家、校园的信息。

存储空间有限

随着“万物互联”时代的形成和计算机技术的广泛应用，数字化资源与电子档案获得了快速发展，办公室档案管理对档案申请、档案管理与备份有了新的要求。大部分信息都具有实用性，但是为了在众多信息（横跨十几年、多级别多科目的信息）中选取所需要的内容，就不得不考虑以下几点。

首先，在利用大数据技术进行档案整体评估时，可以直接利用计算机分析档案的价值，为以后使用档案奠定基础。

其次，现代档案管理业务对非结构化电子文档进行云计算，确定了数据和数据之间的联系，从而扩大了管理的范围，并成为实现图像数据管理和空间数据分析的重要基础。

最后，档案数据中的大数据保存与数据备份需要采用大数据处理技术。利用大数据管理技术构建文档数据库系统，提高档案管理的归档效率。但是实际上，现在的主要问题是大数据技术存储空间受到了限制。虽然人们能够利用各种各样的技术提升数据保存效率，但是内存空间却是有限的。在有限的内存空间中进行大规模的文档数据处理，意味着可能要简化部分次要数据，如果这部分次要数据得不到较好的保存，那么在临时需要查找时就可能会被遗漏。

办公室档案管理员意识淡薄

有些部门的办公室档案管理员由于年龄、学历、工作能力等因素，从事办公档案管理工作时，采用旧有的的管理技能和方式，同时也没有进行专门和系统的档案专业知识培训，导致管理意识比较陈旧，容易在档案的查阅、分类、整理和归档等方面，出现管理与实践“脱轨”的问题。在具体的管理过程中，还缺乏职业道德和责任心。

粗化分类标准

随着社会分工的精细划分，档案管理工作也需要进行分类。虽然档案管理手段及样式繁多，但是，有些部门的档案管理服务方式却不能适应社会发展的要求，这可能是因为没有利用计算机技术和网络技术对所有档案文件进行精细的分类和组织，从而加大了后续查找、销毁的工作量，导致管理人员在具体操作过程中效率不高，同时也容易出现一些不必要的错误，如几份资料张冠李戴、失去保存价值，增加档案管理工作的难度。

纸质版档案的维护成本较高

有些纸质版文件，如毕业生的学籍档案、学生填写上交的纸质版个人档案等的维护要求较高，维护成本也高。然而，在具体的管理过程中，分配给档案室的维护费用有限，部分档案室只放置一些木制的储物柜来存放文件，没有固定的档案管理仓库，当储物柜装满后，便需要及时整理纸质版档案，在这一过程中可能会出现丢失、损坏等现象。

由于上述缺点，现代化档案管理工作必须打破传统管理模式，有效利用数字化管理模式，建立健全信息平台，实现档案信息共享。

高职院校办公室档案管理工作的创新

完善办公室档案管理制度

很多部门中普遍存在档案管理人员忽视档案管理工作的现象。因此，各个部门从领导到档案管理员、从主管到员工都需要提高对档案管理工作的认识，改进管理方法，提高个人管理能力，确保档案的安全性。在日常的管理工作中，档案管理工作人员必须确定归档管理工作的基本程序，并熟练归档管理工作的具体操作程序，运用先进技术对所要管理的文档进行归档处理，并贴上标签，以细化分类。如果接收到的是高级文档，就必须采取保密措施，并在计算机系统中明确设置用户的查看权限。

以有权限用户的需求为导向

档案管理部门首先应当树立科学正确的工作观，针对具体工作和归档业务的要求，不断创新和优化服务体系，打造更优质的用户使用环境，为用户提供更全面的服务。在提高专业服务水平和提供人性化服务的同时，还需要保证有查看权限的用户能搜索到有用的信息。因为用户使用档案的目的不同，需要的档案种类内容也有所不同，所以档案管理者便可以对档案信息系统实行分类管理，以便有权限的使用者查询。

为了适应不同类型档案的管理，必须加强档案数字化管理建设，对传统纸质文档进行数字化管理，以加强对传统文档的管理，有权限的学校机构可以登录外网或局域网共享信息。集成和使用存储在计算机系统中的电子归档信息，可以提高归档管理任务的实用性。

加强网络安全管理与管理人员的安全意识

高职院校应实施总体管理模式，以便在执行总体管理战略的信息背景下，有效创新档案管理活动，推动档案管理改革。学校需要在规定的标准下进行规范管理，并有效执行《中华人民共和国档案法》。同时，在档案管理机制下实现规范化、系统化管理，有效地监督档案数据管理的全过程。例如引入入侵检测机制，以及使用侵入测试的各种软硬件系统，如果存在侵犯档案管理系统安全的情况或是整个信息系统出现被入侵的迹象，就应马上启用安全机制加以处理，切断互联网，封闭整个信息系统，向管理员报警，等等。目前，高职院校办公室的档案管理主要由非专业或兼职人员管理，其可能会缺乏专业管理知识和责任感。为此，还需要全面加强档案管理工作，从安全意识、信息风险意识和保密意识三个方面增强管理员的管理意识。

提高档案管理人员的专业素质，加强档案资源管理

事实上，专业的档案管理人员很少，很多都是兼职，其缺乏档案管理方面的专业素养。管理人员的业务水平不足在某种程度上限制了档案信息化管理水平。因此，在信息时代下，有必要加强对专业人员的培训，增强档案管理人员的责任感，提高其职业素养，从而实现对档案资料的规范化管理。档案管理人员应理性地看待自己的工作，正确认识档案管理工作的重要性，树立科学正确的工作观。

增强档案管理创新意识

为了保证高职院校办公室档案管理工作的质量和效率，院系领导以及管理人员应打破传统，转变观念，借鉴优秀的档案管理手段，增强创新意识。在具体的实践过程中，高校应加大档案管理的教育和培训力度，准确把握档案信息化建设的新趋势，及时了解档案技术手段的新动态，广泛对标档案管理先进单位创新发展新举措，找准差距，认清定位，推动高校档案管理工作信息化建设。

为了促进高职院校的发展，还需要不断改善办公室档案管理的客观环境和主观因素，统一整理好、管理好办公室的档案材料，对学校各个部门的发展进行真实客观的记录与分析。

参考文献

[1]刘卫红.信息时代下办公室档案管理工作的创新[J].传媒论坛,2019,2(02):151.

[2]鲁慧娟.信息时代高职院校档案管理工作的创新途径[J].兰台内外,2019(11):21-22.

[3]赵晓敏,徐国栋,都蕾.信息时代办公室档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务,2019(15):189.

[4]任记真,宋明,符艳真,等.高校化工实验室档案管理工作的实践及思考[J].产业与科技论坛,2020,19(22):285-286.