新时代优化高校行政公文档案管理的路径研究

行政公文档案管理工作是高校一项极其重要的日常工作，其所包含的内容丰富，涉及面相对较广，在开展过程中经常受到各种因素的影响，使得现阶段高校行政公文档案管理工作存在一系列不足，严重制约了高校行政公文档案管理工作的开展。而且在新时代发展背景下，网络通信技术发展迅速，这给高校行政公文档案管理带来了新的发展机遇和挑战。因此，现对新时代发展背景下的高校行政公文档案管理工作进行深入探究，梳理目前高校行政公文档案管理工作中存在的各种问题，并提出对应的优化路径，以推进高校行政公文档案管理工作在新时代背景下的转型发展。

在新时代发展背景下，我国的网络通信技术得到了迅速发展，这既给高校行政公文档案管理工作带来了新的发展机遇，也让其面临更加严峻复杂的挑战。因此，高校行政公文档案管理工作必须紧跟时代发展潮流，有效运用现代化的网络系统和信息设备，对高校行政公文档案进行更加科学高效的管理，使高校行政公文档案管理能力得到全方位、高质量的提高，从而保证高校行政公文档案管理能够更加符合新时代的发展需要。

新时代高校行政公文档案发展情况

我国社会经济发展进入了新时代，科学技术水平也已经提升到了新的高度，高校作为我国教育事业中非常重要的主体，在我国教育事业的发展中发挥着举足轻重的作用。当然，社会经济的发展也为高校的行政公文档案管理提供了新的发展机遇，高校正在充分利用当下的科学红利，对高校行政公文档案进行创新化管理，全面提升高校行政公文档案管理的水平，从而确保高校行政公文档案管理工作高质量发展。在现阶段的高校行政公文档案管理中，高校的行政公文档案总体上包括三种类型，第一类是上级行政公文档案，这类档案主要涉及上级部门对高校行政部门的信息通知、文件批复和计划方案等。第二类是高校自身的行政公文档案，这类档案主要涉及高校自身的行政相关会议纪要、方案、工作总结等一系列行政工作开展情况，这也是高校行政工作开展的业绩证明。第三类是高校向上级领导部门提交的行政报告档案，这类档案主要是高校在行政工作开展过程中，将工作内容整理成公文并上报给领导部门从而形成的行政报告档案。高校各种类型的行政公文档案既是对高校行政工作各项内容的梳理和总结，同时也是高校行政工作持续高效推进的信息基础，对未来高校的转型发展具有深远的影响。所以，面对日益增加的档案内容和日益复杂的档案种类，高校应该进一步提高对行政公文档案管理的关注程度，有效利用信息化技术在行政公文档案管理中的优势，持续推进高校行政公文档案的科学化、精细化和高效化管理，全力提升高校行政公文档案的管理水平，使高校行政公文档案可以成为高校行政工作开展的有力支撑。只有这样，才可以实现高校行政工作效率的整体提升，从而实现高校综合办学能力的全面提高。

新时代高校行政公文档案管理存在的不足

（一）高校缺乏对行政公文档案管理的认识

高校的行政公文档案不仅是高校开展日常行政工作的基础，同时也是高校行政工作的重要记录，是高校正常运转的重要保证[1]。在新时代发展背景下，部分高校对行政公文档案管理工作的认识较为缺乏，所以常常忽视高校行政公文档案管理工作的重要性，还对行政公文档案管理产生了一些错误的观念，认为高校行政公文档案管理仅仅是高校档案管理的一项附属业务，对高校的发展不会产生较大的影响。受这种错误观念的误导，高校档案管理人员对行政公文档案管理缺乏重视，忽视了对高校行政公文档案的科学分类和管理，导致高校行政公文档案管理水平受到严重削弱。

（二）高校行政公文档案管理的信息化水平不高

在新时代发展背景下，尽管有一部分高校已经初步认识到行政公文档案管理对高校未来发展的重要作用，但受经费、技术等因素的限制，高校行政公文档案管理的信息化水平无法得到有效提升，严重制约了高校行政公文档案管理的实质性发展[2]。除了经费和技术问题，造成高校行政公文档案管理信息化水平不高的原因还有以下两点。一是高校行政公文档案管理人员缺乏专业的信息化技术应用能力，不但难以深入地认识当前信息化技术对高校行政公文档案管理的作用，而且也无法将其有效运用于高校行政公文档案管理的具体实践，严重削弱了高校行政公文档案管理的效果。二是大量高校尚未在行政公文档案管理中对信息化技术进行普遍推广和应用，导致高校行政公文档案管理的信息化水平不高。

（三）高校行政公文档案管理缺乏高素质人才

当今网络环境下的高校行政公文档案管理，需要档案管理人员既具备文秘、档案管理的知识和经验，又具备计算机应用能力和实践技能。然而，两者皆备的人很少。在大多数高校的行政公文档案管理工作中，由于多数工作人员并不是档案管理专业出身，而且各个工作人员的教育背景、个人素质、业务能力各不相同且差距明显，并且从事档案管理工作的工作人员往往身兼数职，“一人分饰多角”，难以全身心投入行政公文档案管理工作中。所以工作人员在对高校行政公文档案进行管理时缺乏专业的档案管理意识，导致高校行政公文档案难以得到科学高效的管理，严重阻碍了高校行政公文档案的后续查询和利用。高校行政公文档案管理工作人员是高校行政工作开展的基础，但仍然有大量高校行政公文档案管理工作人员在对档案进行管理的具体实践中，没有对行政工作内容形成准确认知，导致其对高校行政公文档案的收发日期、归档类别等不熟悉，也无法对档案进行科学高效的管理。并且，一些高校的行政公文档案具有很强的特殊性和秘密性，必须进行保密管理，一旦管理人员对高校行政公文档案的认识不够透彻，就会造成泄密事故，给高校行政公文档案管理工作造成恶劣影响。

（四）高校缺乏对行政公文档案管理的创新意识

高校行政公文档案管理方式对实际的管理效果具有决定性作用。在新时代发展背景下，高校利用新的信息技术对行政公文档案管理方式进行全面革新，以保证高校行政公文档案管理的实际效果[3]。然而，当前绝大部分高校依旧沿用传统的管理方式对行政公文档案进行管理，导致高校行政公文档案管理在技术、方式和制度上无法得到科学有效的创新，对高校行政公文档案管理效果产生了一定的负面影响，最终使得高校行政公文档案管理方式和制度很难真正满足新时代的发展要求，阻碍了高校行政公文档案管理工作的正常开展。

新时代高校行政公文档案管理的优化路径

（一）全面提升高校对行政公文档案管理的认识

行政公文档案是高校行政工作开展的重要保证，高校要想确保行政工作顺利开展，就必须加强相关工作人员对行政公文档案管理重要性的认识，确保高校行政公文档案管理工作能够得到高度重视，从而保证高校行政公文档案管理的效果[4]。另外，档案工作人员要经常向上级领导汇报单位档案管理工作动态及面临的困境，争取得到有关领导的支持；同时做好档案的利用和服务工作，提高领导对档案管理工作的重视。

高校行政公文档案管理不但与高校行政工作的开展密不可分，并且还关系着高校未来的发展前景。随着社会科技的不断进步，新时代背景下，高校需要充分认识行政公文档案管理的重要性，并通过全面深化行政公文档案管理，为行政工作的顺利开展提供高质量的公文档案作为工作依据。因此，高校必须明确认识到行政公文档案管理对自身发展的重要意义，并采用科学合理的手段对行政公文档案进行更加有效的管理，以确保高校行政公文档案管理水平不断提高，从而提升高校行政公文档案管理的成效，为高校在新时代背景下的顺利发展奠定基础，全面推进高校进一步发展。

（二）提升行政公文档案管理的信息化水平

明确行政公文档案管理工作重要性的前提是充分利用当前信息化技术的优势，通过提升高校行政公文档案管理的信息化水平，使高校行政公文档案管理水平得到全面提高，为高校提供高质量的行政公文档案，确保高校能够迈向更理想的未来。首先，在新时代发展背景下，高校行政公文档案管理工作不能再因为技术局限而被束缚在传统的管理模式之中，而是必须充分利用现代化的信息技术为高校行政公文档案管理注入新的内涵，从而进一步提高高校行政公文档案管理的效率，提升高校行政公文档案管理的水平[5]。其次，高校在对行政公文档案进行管理的实践中，不仅需要督促管理人员对档案进行精细化记录和整理，还需要将行政公文档案管理归入高校行政工作开展的长期实践之中，针对管理人员的特点对其进行科学的岗位分配。最后，要根据新时代对高校行政公文档案管理的要求，对档案管理人员进行系统性的技术培训和指导，以确保管理人员可以将现代化信息技术高效地应用于行政公文档案管理当中。

（三）全面提升行政公文档案管理人员的综合素质

高校要树立质量管理意识，即要求所有工作人员都要确立“质量第一”的观念，明确各自的岗位责任，并通过科学合理的培训模式，使高校行政公文档案管理人员的综合素质得到全面提升，为高校行政公文档案管理工作的顺利开展提供坚实的人才基础，保证高校行政公文档案管理工作可以在良好的人才支持的基础上顺利进行[6]。社会经济的不断发展使现代信息技术在高校行政公文档案管理中的应用越来越普遍。然而，大量高校缺乏专业的行政公文档案管理人才，导致现代信息技术无法在高校行政公文档案管理中得到深入应用，严重阻碍了高校行政公文档案管理整体效率的提高。所以，高校应该加强对行政公文档案管理人员的培养，制定科学合理的培训制度，对高校行政公文档案管理人员进行全面位、深层次的综合培训，以促进高校行政公文档案管理人员素质全面提升，保证高校行政公文档案管理人员的管理能力能够满足新时代对高校行政公文档案管理的需要，使高校行政公文档案管理人员能够紧跟新时代的发展步伐[7]。并且，高校在培训行政公文档案管理人员时，应该充分地运用现代化的设备和技术，并通过一系列福利措施加强对高校行政公文档案管理人才的引进，切实保证高校行政公文档案管理工作能够拥有专业且充足的人才支持。

总之，档案管理人员知识老化，急需更新，加强对新生力量的培养和对在职人员的现代化技术再教育，提高档案人员的专业水平，是做好档案管理工作的前提和基础。开展现代化档案管理不仅仅是档案管理人员的职责，单位领导、拟稿人员都要掌握办公自动化的基本技能，提高对档案现代化管理重要性的认识，这样才能提高档案质量和利用率，并进一步推动我国档案事业向前发展。

（四）推进高校行政公文档案管理方式全面革新

高校要想更好地满足新时代对高校行政公文档案管理提出的要求，就必须紧跟时代的发展步伐，推进高校行政公文档案管理方式的全面革新。首先，高校必须从行政公文档案管理制度上进行创新，根据行政公文档案管理的实际情况，了解高校开展行政公文档案管理工作的实际需要，并根据实际需要对行政公文档案管理制度进行科学合理的革新，从而促使高校行政公文档案管理制度能够符合其自身的发展需要，为行政公文档案的高效管理提供良好的制度支持[8]。其次，高校应该加强对行政公文档案管理技术的创新。通过利用先进的管理技术提升高校行政公文档案管理中的信息获取、分类和处理能力，在先进技术的加持下，全面提升高校行政公文档案管理的效果和质量。最后，高校必须对行政公文档案管理方式进行创新。转变传统的行政公文档案管理方式，利用现代化的档案管理方式进一步提高高校行政公文档案管理的高效性、创新性和安全性，从而为高校行政公文档案的储存和利用提供更多便利。

总之，在新时代发展背景下，我国的社会经济发展迅速，科技水平也有了长足提高。行政公文档案管理作为高校档案管理中的重要组成部分，在高校未来的发展中扮演着重要角色。高校充分利用现代化的信息技术对行政公文档案进行科学高效的管理，既能推动行政公文档案管理水平不断提升，也可以保证高校行政工作顺利开展，为高校健康发展奠定坚实的基础。

参考文献

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[3]董林珏.智慧校园背景下电子公文现状与管理——以南京科技职业学院为例[J].办公自动化,2021,26(02):20-21.

[4]李晓娟.SWOT视角下高职院校OA系统对公文处理及归档的影响[J].办公室业务,2019(11):189.

[5]李晓娟.新时代对高职院校档案工作高质量发展的思考[J].天津职业院校联合学报,2018,20(12):95-98.

[6]鲁亚男.中高职院校数字档案室（馆）流程的规范及再造方法探索[J].档案学研究,2017(S2):122-125.

[7]于舒,于诗源.以档案规范化管理促进支部规范化建设[J].智库时代,2018(48):14-15.

[8]张未扬.高职教育国际化质量保障机制档案管理模式[J].浙江档案,2017(11):55-57.