信息化时代下国企档案管理的创新与研究

随着网络信息技术的快速发展，国企的各项工作开始向信息化方向转型，档案管理工作也在积极地进行有关探索。网络信息技术的发展对我国社会产生了重要的影响，但是在实际应用的过程中仍然存在着许多问题。国企档案管理工作人员要科学合理地利用信息技术，促进国企档案管理工作朝着现代化方向发展。

国企档案管理信息化发展的必要性

可以提高档案管理工作的效率

将信息化技术应用于档案管理工作中可以提高档案管理工作的效率。目前，信息技术已经被广泛地应用于各行各业，信息化管理成为社会发展的主要趋势和方向。利用信息技术将纸质档案转化为电子档案，可以实现档案的高效储存和快速搜索，这不仅节约了纸张，还提升了档案管理工作的效率，避免了人工管理带来的各种问题[1]。与传统纸质档案相比，电子档案不需要工作人员花费大量的时间对相关档案进行整理和归档，极大地节约了人力成本。在纸质档案管理的过程中，由于档案数量繁多，往往需要多名工作人员同时进行档案整理工作，但是信息化档案管理仅需一名工作人员就可以完成这些工作，大大节约了人力资源。此外，利用信息技术对档案进行管理，还可以实现档案信息的共享和快速检索，有助于充分发挥档案资源的价值，实现档案的远程共享，这是纸质档案管理工作无法实现的，为有关部门工作的开展带来了极大的便利。

可以保证档案管理的准确性和时效性

档案管理工作的一个主要内容就是在规定时间内将相关人员所需的档案资料送至其手中，帮助相关人员完成信息获取，充分发挥档案资源的价值。因此，提高档案管理的时效性有助于更好地促进档案管理工作的改革。在具体实施过程中，可以将过期不用的档案资料作为历史数据对其进行妥善保存，重点对一些时效性更强的档案进行整理，方便调用[2]。在充分发挥档案资料使用价值的前提下，不断提升档案管理的准确性，这对完善国企档案管理工作具有重要意义，因此档案中的数据信息必须具有科学性和准确性。利用信息化技术可以对档案中的原始数据进行备份，避免他人对相关信息进行修改而带来的一系列问题，进一步提高档案管理中数据的真实性和准确性。

可以实现档案信息的远程共享

随着社会的不断发展，各企业间的联系变得更加紧密，而信息化技术的开放性特征使得各企业之间的交流更加方便。因此，档案管理工作要积极利用信息技术推动企业之间实现档案资源的远程共享。应用信息技术后，各部门之间或各企业之间进行资源共享时就不再需要拿着厚厚的档案资料进行沟通与交流，仅需利用计算机和互联网就可以将所需的档案进行传输，实现数据信息共享，不仅大大提升了工作效率，还有效避免了档案资源丢失的问题。同时，利用信息化技术还可以在国企各部门间形成有效的监督模式，推动国企的健康发展[3]。

国企档案管理信息化发展过程中存在的问题

对档案管理信息化不够重视

目前，档案管理部门只是国企其他部门办公的辅助部门，并没有承担着非常重要的角色。因此，对于档案管理工作人员而言，其只需要完成档案数据的整理和上传，并未对档案资源的利用与共享进行深入的研究与探索，导致档案管理工作与信息技术的融合不够深入。虽然纸质档案资料已经完成了数字化，但在实际工作中，档案管理部门的查档人员仍然对纸质文件有着一定的依赖性[4]。这一问题出现的原因是相关人员未给予档案管理信息化足够的重视，导致实际工作中存在缺陷。

档案管理系统本身存在一定问题

目前，国企档案管理系统的开发与利用存在一定的问题，许多设定都不够科学和人性化，这就给档案信息的录入和检索工作带来了诸多不便，阻碍了工作效率的提高。由于档案管理系统的建立需要相关技术人员来完成，存在一定的主观性，因此系统的设定很难一次性满足所有的现实需求。

信息化档案管理人才缺失

随着档案管理信息化发展的不断推进，其对档案管理工作人员的信息化能力也提出了更高的要求。档案管理工作人员不仅要具备较强的档案管理能力，还要具备熟练使用计算机的能力，同时要对信息化档案管理系统有一个清晰准确的认识。但是，现阶段国企档案管理工作人员的年龄普遍较大，对计算机技术不熟悉，无法有效利用信息化档案管理系统开展档案管理工作。

信息化档案管理系统存在安全隐患

企业在运行过程中会产生很多机密文件，这些文件需要进行良好的保管，但是电子档案在保存的过程中面临着一定的安全风险，因此需要相关技术人员设置一定的访问权限，对档案资源，尤其是机密档案进行加密设置[5]。但是，任何系统都不是无懈可击的，档案信息泄露依然是目前信息化档案管理工作面临的一个重要问题。

国企档案管理信息化发展的创新措施

积极更新国企档案管理工作人员的工作理念

随着社会的进步和时代的发展，我国步入了信息化时代，许多先进的科学技术得到了快速发展。在此背景下，我国国企档案管理工作的信息化发展也成了必然趋势。在档案管理信息化建设的实际过程中，要想实现信息资源的有效共享，档案管理工作人员就要改变原有的工作理念，重视信息化技术在档案管理工作中的应用。档案管理工作人员要积极利用信息化技术对档案管理工作进行创新，提高档案的实际价值，并使其价值得到充分发挥[6]。

所以，在档案管理信息化建设过程中，要提高对有关人员思想的重视，使其转变传统的管理理念，从更深层次意识到将信息化技术应用于档案管理工作对企业的发展具有重要作用，及时改进工作方法。

提升国企档案管理工作人员的信息化意识

在实际工作中，将档案管理工作与信息化技术结合起来的需要对档案管理工作人员提出了更高的专业技能要求，同时，其还需要相关工作人员具有较强的职业道德素养。目前，我国国企的档案管理信息化水平还不够高，因此需要相关工作人员具有较强的综合能力，能够及时冷静地处理各种突发问题。此外，在档案管理信息化建设的过程时，工作人员需要将纸质档案转化为电子档案，并存储到计算机中，这要求工作人员具有较高的计算机操作水平。

首先，国企档案管理工作人员必须具有较高的职业道德素质和较强的专业技术能力。因此，国企必须引进高新技术人才，不断提高档案管理的信息化水平。优质的技术人才是企业发展的关键，可以为档案信息化管理工作的完善与提升打下坚实的基础。其次，在档案管理信息化发展的过程中，相关人员必须意识到该工作不是简单地将纸质档案录入计算机中，还需要不断跟进，确保档案信息不会被泄露。这就需要档案管理工作人员不断学习，提高自身运用现代化技术的能力，并掌握一定的网络维修能力，从而能够及时应对工作过程中遇到的突发状况。国企有关领导要重视信息化技术在档案管理工作中的应用，积极组织相关人员定期进行培训，使档案管理工作人员能够熟练地运用计算机技术，并不断提高其职业道德和思想意识。最后，国企要激发员工的创新能力，鼓励工作人员为档案管理信息化发展献计献策，进而提升国企档案管理信息化发展的速度。

积极引入信息化管理技术人才

随着经济的不断发展，市场对信息化技术人才的需求不断增加，国企档案管理信息化建设更需要专业的技术人才为其保驾护航，从而促进档案管理信息化建设更加标准化和规范化。信息化管理技术人才在国企档案管理工作中发挥着重要作用，可以帮助原有的工作人员更新工作理念，树立现代化的管理观念[7]。可以从以下几方面入手，引进信息化管理技术人才。

首先，要加强对现有档案管理工作人员的培训，不断提高其专业技术能力，使其能够满足信息化档案管理工作的实际需求。同时积极拓宽招聘渠道，优化人才引进方式。其次，利用管理外包或临时招聘的方式，积极引进专业的技术人才，不断为档案管理人才队伍引进新鲜血液。这种横向的管理方式是对人力资源管理工作的一种创新，可以保证国企档案管理工作的先进性，进而推动国企档案管理工作全面创新与发展。

构建国企信息化档案管理平台

国企的档案管理工作十分复杂，不仅要对档案信息进行收集、分类和整理，还要对档案信息进行分析，因此，要想提高国企档案管理工作的整体质量，就要对档案管理工作的各个环节进行有效监管，建立信息化档案管理平台，为不同部门及时提供其所需的档案信息资源，提高档案的共享能力。在开展国企档案管理工作的过程中，信息资料的收集会涉及不同部门，这就相关人员需要利用信息化档案管理平台对档案数据信息进行收集，保证其精准性。此外，还需要安排专业人员对信息化档案管理平台进行定期维护和实时更新，确保平台可以正常运行。

提升信息化档案管理的安全性

信息化时代，我国国企的档案管理工作发展到了一个新时期，传统的纸质档案逐渐被淘汰，取而代之的是信息化的数字档案。现阶段，大部分国企都已经采用现代化的方式对档案进行管理，积极建立电子档案数据库，并对相关数据信息进行云存储。在实际管理工作中，电子档案具有很大优势，对促进档案管理工作效率和质量的提升具有积极作用。但是计算机网络具有较强的开放性，这导致其面临着被黑客和病毒入侵的风险，非常容易造成数据信息的泄露和丢失，严重威胁着国企档案管理工作的安全性和稳定性。档案管理工作是国企很多工作顺利开展的基础，所以，国企在进行档案管理信息化建设时，必须将档案的安全性放在首要位置。在具体实践中，国企要对档案管理系统进行优化，并利用现代化的科学技术加强对档案的监控和管理，提高信息化档案管理的安全性[8]。

在档案管理信息化建设的过程中，国企要构建一个综合性强、安全性高的信息化档案管理系统，推动档案管理工作稳步发展。有关技术人员要对信息化档案管理系统的软件和硬件进行科学测试，明确其使用范围，确保档案管理系统的正常运行。此外，技术人员还要对数字化档案资源进行安全处理和保密处理，建立优质的防护系统，确保其可以随时应对各种恶意攻击，并建立有效的监控和报警机制，实现对档案信息的全面保护。技术人员还要对相关数据信息进行备份，提升国企档案管理工作的安全性。

完善档案数据资料采集标准化流程

在国企信息化档案管理工作中，档案的信息采集工作十分重要，许多企业都开始利用互联网技术进行信息采集，这给采集人员带来了极大便利。为了提高社会的信息化水平，国家对相关的法律法规和政策进行了调整，国企要及时了解政策的变化，定期对技术人员进行培训，确保数据资料的采集具有合法性。同时，国企还要积极与其他先进企业进行沟通，学习他们的档案管理经验，不断完善自身的档案管理工作。国企要逐渐建立起科学的运转模式，重视档案管理信息化发展，严格按照有关规定和工作流程进行数据信息的采集工作。

总之，信息化时代，国企必须提高对档案管理工作的关注与重视程度，并将对档案管理工作进行创新放在首要位置。国企要将档案管理工作与信息化技术充分结合，在档案管理实践中创新管理模式，推动国企档案管理工作向着高效、高质和高共享度的方向发展。这不仅可以大大提升国企档案管理工作的整体质量和水平，还能帮助各国企之间进行及时的信息共享与合作。国企档案管理工作的信息化建设是时代发展的必然要求，因此，档案管理工作人员必须拥有较强的专业技能和较高的综合素养，不仅要熟练使用现代化的管理软件，积极根据档案管理工作的要求进行后期的维护工作，还要发挥自身的创新性，不断对国企档案管理工作进行完善。

参考文献

[1] 孙鹏淇.关于信息化时代下机关事业单位档案管理的创新与研究[J].电乐园脑,2022(04):199-201.

[2] 刘国明.试析新时期信息化国企档案管理工作的创新[J].文存阅刊,2020(35):7.

[3] 俞雯静,桂波,高渝,等.大数据环境下的国企档案信息化管理探析[J].科技创新导报,2020(29):144-146.

[4] 姜霁纯.信息时代办公室档案管理工作创新研究[J].办公室业务,2020(08):115-116.

[5] 喻彩霞.基于新《档案法》视角下国企档案管理方法创新研究[J].区域治理,2022(34):85-88.

[6] 胡世堂,孙娟,李春霞.信息化时代提升国企档案管理质量的思路[J].前卫,2022(26):139-141.

[7] 兰家友.互联网时代高校档案信息化管理研究[J].知识经济,2022(34):60-62.

[8] 汤明英.信息化时代提升国企档案管理质量的思路[J].中小企业管理与科技,2021(35):34-36.