做好政务信息化项目档案管理工作浅析

       摘要：政务信息化项目档案是政务信息项目建设的产物，记录了政务信息化项目建设的全过程，是其验收、运营管理与扩建改建的重要依据，具有较强的凭证作用和参考价值。随着网络信息技术被广泛运用在政务信息化建设中，政府各部门的业务逐渐实现了线上办理、线上审批及线上监管，极大地提高了政府的办公效率和服务质量。目前，我国政务信息化建设还在持续发展，做好政务信息化项目档案管理工作对政务信息项目建设具有重要意义。现分析我国政务信息化项目档案管理的现状与存在的问题，并提出具体措施，期望对今后的政务信息化项目档案管理工作有一定的借鉴。

政务信息化是指为了迎接信息时代的到来，利用信息技术、通信技术、网络技术、办公自动化技术，对传统政府管理和公共服务进行改革，主要包括三个组成部分：一是政府部门内部的信息化和网络化办公，二是政府部门之间通过计算机网络而进行的信息共享和实时通信，三是政府部门通过网络与企业和大众之间进行的双向信息互动。我国政务信息化建设是从20世纪80年代中期开始的，是沿着“机关内部办公自动化——管理部门的电子化工程——全面的政府网上办业务工程（电子政务）”这一条线开展的。经过多年发展，目前我国政务信息化建设已经进入高速发展阶段，国家及地方政府对政务信息化项目建设的管理也越来越规范；同时在政务信息化建设项目中，档案管理工作也越来越受重视。

政务信息化项目档案管理背景

政务信息化项目是多种信息技术与阶段性建设成果相结合的综合性工作，通常包括软件开发、机房建设、硬件设施、网络安全等信息工程建设，具有建设周期长、参与单位多、文件种类繁杂等特点。在政务信息化项目建设的每个阶段都会产生相应的文件，每个文件相互关联，形成整套项目档案。政务信息化项目档案详细记录了整个项目从筹备、立项到招标、设计、实施、试运行等全过程，是政务信息化项目验收的重要凭证，也是未来进行项目扩建和改建的依据。

政务信息化项目档案管理工作对推动我国政务信息化建设的发展有重要作用，因此档案管理工作在政务信息化项目建设中越来越受重视，国家及地方政府相继发布相关文件和规范对政务信息化项目档案管理工作提出新的要求。2020年，湖南省人民政府办公厅发布了《湖南省省直单位政务信息系统项目建设管理办法》（湘政办发〔2020〕34号文件），文件中提到要将政务信息化项目档案验收工作纳入项目竣工验收工作中。随着这一文件的发出，档案管理工作在政务信息化建设项目中受到了空前的重视。2020年，湖南省档案局发布了《政务信息化项目档案管理规范》（DB43/T1889-2020），制定了政务信息化项目档案管理工作规范标准。这一文件对政务信息化项目档案管理工作起到了指导作用。

政务信息化项目档案管理现状及存在的问题

档案管理起步较晚，档案质量难以把控

由于之前没有具体的相关文件及规范对政务信息化项目提出明确的档案验收要求，档案管理工作缺乏统一标准，因此大多数项目档案都是由各建设单位存档保存，档案质量也没有参考标准。在《政务信息化项目档案管理规范》（DB43/T1889-2020）发布后，之前的部分档案成果在完整性、准确性、系统性等方面或多或少与新发布的规范不相符。例如，在立项阶段，进行可行性研究报告评审是必不可少的一个环节，而这个环节中产生的相关文件中应包含评审申请文件、专家评审意见、可行性研究报告及立项批复等，这些文件详细地记录了项目建设的全过程，只有保将这些重要文件收集齐全，才能确保项目档案的完整性。但是在规范标准文件发布之前，许多参建单位只重视收集批复类的结果文件，其他文件没有得到重视，也就没有被收集保存；或者在评审完成时只收集立项批复文件，没有收集专家评审意见，也没有保存修改相应的文件，等最后发现文件收集不完整时已经很难再补齐，从而造成档案不完整。

参建单位对档案管理工作重视程度不高，没有安排专人进行资料收集工作

    政务信息化建设项目包含软件开发、硬件环境部署、机房建设等内容，通常由多个专业团队共同参与建设，导致每个团队甚至每个工作人员只负责一部分建设内容。参与人员多且分工不明确，容易造成资料管理混乱。而在实际建设过程中，多数参建单位只注重项目建设工作，对档案管理工作不够重视，没有安排专人进行资料收集工作。由于参与项目建设的人员较多，且分工不明确，在收集资料的工作的过程中，大家相互推诿，这不利于档案管理工作的可持续发展。

项目周期长，没有及时归档，资料易丢失

政务信息化项目从立项到实施，再到最终建成通常需要很长时间，随着项目建设工作的开展，项目建设与档案管理可能会出现不同步的情况，档案管理存在滞后性。如果在项目建设过程中没有及时将资料收集归档，就容易出现资料丢失或遗漏，档案管理不规范、不到位等情况，给档案资料的后期的利用与整理造成了极大影响。同时，参建单位较多且各单位档案管理要求和规范不一致，导致在档案收集与整理过程中会出现档案重复或档案无法匹配等问题，从而给档案管理带来不利的影响。在项目建设过程中有时会出现人员变动等情况，若人员调动时没有做好工作交接，将会使资料收集工作更加困难，难以保证项目档案的完整性。

技术发展与应用不健全

现阶段，政务信息化项目档案管理工作还未实现高水平的数字化及信息化，档案管理系统还未得到广泛运用。政务信息化工作大多是把纸质档案扫描后再进行上传，且多存于内部网管理，导致承建单位应用不方便，在很大程度上降低了档案的利用效率。技术发展与信息化建设促进了系统软件的转型升级，但电子文档的运转及在审批过程中可能也会出现资料缺失、资料错误等情况，新项目建设中还存在安全隐患等问题，导致档案管理系统的完备性与安全性容易出现问题。在技术发展及应用的结合性上，项目档案管理的相关设备仍相对落后，技术发展和实际应用之间不匹配。在政务信息化建设过程中，档案管理系统建设仍然以传统的基础建设为主导，即只对档案收集、梳理、评定和存档等阶段进行研发设计，而缺乏对实际环节重点系统软件的开发。因此，建设单位在使用档案管理系统时容易出现信息化建设多头管理、成本高昂与整体利用效果不佳等问题。

档案管理人员缺乏经验，专业技能不足

    在政务信息化项目建设过程中，由于没有设立专门的档案管理部门，也没有安排专业人员进行档案管理工作，其相关工作大多是由政务信息化项目建设中的工程师兼任。多数兼职档案管理的人员既不是科班出身，也没有接受过专业培训，同时也没有丰富的档案管理经验，难以保证档案管理工作的效率和质量。

做好政务信息化项目档案管理工作的有效策略

根据工作需要，完善档案验收制度

政务信息化项目档案验收是完成项目竣工验收必不可少的一部分。目前，政务信息化项目档案验收标准主要参照《政务信息化项目档案管理规范》（DB43/T1889-2020）及《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）。但还没有相关文件对政务信息化项目档案验收的办法及流程作出具体规定，所以验收流程暂时是参照《重大建设项目档案验收办法》来执行的。《重大建设项目档案验收办法》主要是针对建筑、市政等建设工程制定的，但在实际验收过程中，政务信息化项目档案和工程建设项目档案还是有区别的。比如文件的类型不同，政务信息化项目主要以设计文档及编程代码和硬件部署方面为主；而建筑及市政建设项目的档案则以建设图纸为主。此外，档案的保存单位也不一样，建筑及市政建设项目的档案最要是移交给城建档案馆进行保存；而政务信息化项目的档案暂时还没有明确由哪个部门保存。目前，政务信息化项目在通过档案验收后，均会移交至建设单位自行保存。对于电子档案验收，暂时也并未有具体验收标准。因此，建议相关部门根据项目建设实际需要制定更加完善的规范标准，并对政务信息化项目档案的移交保管工作及电子档案归档工作作出明确规定。

优化档案管理模式，设立专门的档案管理机构

部门领导应提高档案管理意识，从项目建立初始就将档案管理工作考虑进去。例如，政务信息化项目在开始时就应联系好建设单位、总包单位、设计方、施工方、监理方所组成的项目档案管理机构，明确档案资料对接人，且为了保障文档归档工作的稳定性，中途不要随便换人。项目在建设过程中的重要节点或重大事项应要求档案管理人员参与，如重大会议、招标投标、合同签订、设备仪器拆箱工程验收等，并要求档案管理人员从档案管理的专业角度提出意见或建议。针对同一项目中的不同问题，应在合同中明确监理及总包单位的工作职责及审查责任来保障文档的质量。针对文件信息难以及时存档的问题，应明确各单位各部门的职责，按时按质提交文件，避免因一方的文件归档不符合要求从而影响整体工程验收的情况发生。当前，档案信息化已经成为档案验收的必然趋势，部门领导应优先把档案信息化列入企业信息化规划的整体框架中。

及时收集资料归档，做好档案的移交登记工作和借阅工作

由于政务信息化项目建设的周期长，在项目建设过程中产生的文件种类数量庞大，档案管理部门需要制定档案管理工作制度，明确要求文件归档的时间，规定档案移交步骤，做好文件转交登记，保证文件目录与文档相匹配，避免在档案移交时出现分歧。

加强档案管理人员培训，提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员的专业知识技能及综合素质直接影响档案管理工作的效率及质量。在进行政务信息化项目档案管理工作时，无论是对档案管理的整理规划或是对归档文件的质量检查，还是对档案管理工作的监督指导或是对档案的整理利用等，档案管理人员都需要有较高的综合素质。因此，档案管理人员除了需要具有专业的档案知识技能和一定的项目管理经验及相关的专业素养以外，还需要有良好的沟通协调能力。档案管理人员应当认真学习，勤于思考，积极参加专业培训，多听讲座，交流分享，总结经验，不断提升自己的工作能力。在档案管理工作中，档案管理人员要严格按照行业规范标准，在档案验收时认真仔细审查，及时发现问题并纠正。在项目实施过程中要及时了解项目进度，对项目情况进行全面了解，做好档案管理工作。在明确监理和总承包单位审查责任的同时，档案管理人员要对监理单位与承建单位的归档工作进行指导，积极宣传相关政策及法律法规，提升档案意识，推动档案管理工作良性发展。

搭建数字化综合管理平台，建立健全档案管理服务体系

在项目建设过程中，搭建数字化综合管理平台，建立健全档案管理服务体系，充分发挥网络的作用，利用网络宣传档案管理工作，开设档案信息服务窗口。利用网络搭建档案服务系统，突破档案管理工作的场所限制，让档案管理工作更加便捷。还要根据实际需求配备性能良好的服务器等硬件，保障档案管理系统的流畅运行，提高档案管理系统的应用水平，为档案资料的上传、转换、数据共享等创造良好条件。

加强电子档案管理，推动档案信息化

电子档案是当前档案管理工作中必不可少的一部分。纸质档案在一定程度上存在不足，如不方便借阅，字迹和纸张容易损坏，保存环境要求高，借阅手续复杂等。如果将纸质档案电子化，厚重的纸质档案资料就可以转变为体积小、方便携带的磁介质档案资料。档案信息化的本质是档案资料的存在形式发生变化，是将纸质档案转化成电子档案、数字档案的一个过程。档案信息化的文件来源十分广泛，可分为以下几方面。第一，各部门办公系统、信息管理系统产生的具有保存意义的文字、图形、图像、数据等原始电子文档，档案信息化需要把这些电子文档与纸质文件原件一一对应，采用信息化管理设备进行传输，将原始的电子文档直接上传到档案管理系统中。同时，在传输过程中，应该辨别文件是否具有保存价值，并保证信息的安全性；第二，纸质档案内容信息化，即档案管理工作人员在收集到纸质档案后，采用扫描技术、数据压缩技术将纸质档案进行数字化处理，使文件排序合理，信息转化精准，做到数字化档案与原始纸质档案一一对应，避免在查找利用档案时出现找到纸质档案却找不到电子档案，或是找到电子档案却找不到纸质档案的情况。

综上所述，政务信息化项目建设对国家建设和经济社会发展具有重要意义。作为原始记录的政务信息化项目档案在政务信息化项目建设工作中具有不容忽视的作用。随着政务信息化项目档案验收要求以及相关要求规范标准的落地，档案管理工作越来越受重视，打破了从前“只重视项目，不重视档案”的现象。档案管理工作不仅需要相关人员具备专业的知识和过硬的综合素质，还要有政府部门的支持，以创新档案管理办法，并利用现代技术提高档案管理工作的质量与效率，从而促进政务信息化档案管理的可持续发展。

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