双一流建设背景下高校智慧档案馆建设研究

随着“双一流”建设战略决策的提出，高校档案馆为实现“双一流”建设目标和任务，以现代化信息技术为抓手，在智慧校园的框架内，积极建设高校智慧档案馆。通过分析“双一流”高校智慧档案馆的建设现状和存在的问题，坚持以智慧创新、共享共建、统筹规划、分期实施、安全第一、实用可靠为建设原则，结合高校“双一流”建设的工作实际，探究“双一流”背景下高校智慧档案馆的建设方法与路径。

“双一流”建设，即建设世界一流大学和一流学科，是中国高等教育领域继“211工程”“985工程”之后的又一国家战略，是党中央、国务院在新的历史时期为加快我国高等教育强国建设作出的重大战略决策和部署。在建设“双一流”的过程中，高校档案馆保存的各类档案资源在学校的整体建设、优势学科建设、高校特色建设等方面发挥了不可小觑的作用。随着大数据、人工智能、云计算等新兴信息技术被应用到各行业、各领域中，高校也积极利用信息化手段提升学校管理水平和管理效率，提高服务师生的能力。继开展“智慧校园”建设之后，高校智慧档案馆建设也被提上日程，成为建设“双一流”高校的重要举措之一。

高校智慧档案馆的建设现状和存在的问题

建设现状

由于国家目前并没有对“智慧档案馆”作出具体的定义和统一的建设方案，自2013年青岛市政府率先开展智慧档案馆建设后，一些高校也开始积极探索建设智慧档案馆的路径，借鉴数字档案馆的建设经验来打造本校的智慧档案馆，而这样建设出来的智慧档案馆从本质上还是升级版的数字档案馆。据了解，目前全国“双一流”高校完全建成智慧档案馆的尚在少数，大多数都处于分期规划建设的某一阶段或者停留在建设数字档案馆阶段。

存在的问题

缺乏整体的科学规划和政策指导

高校在“双一流”建设时，更多考虑的往往是整个学校的特色优势、平台建设、成果转化、人才培养、师资队伍等方面的规划，忽略了能够为教学科研提供辅助的相关档案信息资源，没有将智慧档案馆建设纳入到高校“双一流”建设中来。在规划建设智慧校园之初，没有将智慧档案馆融入其中，高校内各部门的业务系统都采用了不同的技术参数和接口，系统里的数据格式也不尽相同，导致智慧档案管理系统无法抓取各个系统里的数据资源。再者，《“十四五”全国档案事业发展规划》等国家法规政策中并没有提及“智慧档案馆”一词，国家也尚未出台与智慧档案馆有关的法律法规，因此，“双一流”高校在建设过程中缺乏政策的领导和支持，大部分高校只是参照智慧校园、数字档案馆等方面的建设方案和标准去建设智慧档案馆。

档案资源特色不明显

一流大学档案馆需要建设完善的档案资源体系和最优的档案资源结构，以凸显“双一流”高校智慧档案馆的内涵。根据教育部第27号令《高等学校档案管理办法》中规定，各个高校档案馆中都保存着党群、行政、学生、教学、科研、基建、产品生产、出版物、外事、财会等十一类档案，但涉及本校办学特色、历史文化方面的馆藏资源较少，高校档案资源同质化现象较为严重、结构单一，“双一流”高校智慧档案馆的建设亮点不够突出。

基础设施不完善

智慧档案馆是信息发展的产物，是一项复杂的工程，无论是高校智慧档案馆还是公共档案馆的智慧化服务都离不开大数据、云计算、“互联网+”、物联网等技术手段以及网络版档案管理系统、智能密集架、库房恒温恒湿系统、消防系统等软硬件设备。智慧档案馆的设施经费主要来源于国家财政经费，高校经过综合考量、全盘性规划，最终用于智慧档案馆建设的资金就显得捉襟见肘。新技术手段和软硬件设备的不完善是阻碍高校智慧档案馆建设的重要因素。笔者通过对几所“双一流”高校档案馆进行调研发现，大多数在建的高校智慧档案馆的基础设施都没有一次性配备到位，大多处于分期建设的阶段。

“双一流”高校智慧档案馆建设目标与原则

建设目标

高校智慧档案馆建设以“双一流”建设为标准，以提高服务管理能力为抓手，实现高校档案管理信息系统及实体管理的信息化、自动化、智能化，整合高校的学科建设、人才培养、学生管理、教育发展等多方面、多层次的档案信息资源并进行知识化管理，主动挖掘和感知用户感兴趣的信息，并实时推送给广大师生及校友，在档案馆、档案工作者、档案使用者之间建立起良性循环的服务机制，实现档案收、存、管、用的融合交互与良性发展。

建设原则

首先，坚持以人为本、为师生服务的原则。智慧档案馆的建设不仅需要先进的技术做支撑，还必须要坚持以师生的需求为导向。建立高校特色档案资源库，将高校档案馆打造成档案信息资源中心、智慧档案服务中心、校史文化查询中心等新型档案馆，为广大师生提供更全面的服务。其次，坚持智慧创新、共享共建的原则。高校智慧档案馆需要以智慧化技术为引导，用创新的服务方式去满足不断变化的用户需求。整合网络通信设施，规范档案数据标准体系，与学校各学院的管理系统和平台综合协调，实现档案信息资源的共享共建。再次，坚持统筹规划、分期实施的原则。智慧档案馆的建设应当根据高校各自的发展规划以及档案馆的基本框架和要求统筹规划、综合考量，按照循序渐进、分期实施等原则进行实施。最后，要坚持安全第一、实用可靠的原则。大数据时代，高校智慧档案馆在建设过程中既要保证档案的安全性，同时还要加强档案信息资源的安全措施。减少复杂的流程设计，采用成熟的硬件设备、软件系统，以及设计扁平化的网络架构。同时制定突发事件的应急预案，确保档案数据不受影响。

“双一流”建设背景下高校智慧档案馆建设路径初探

做好高校智慧档案馆顶层设计，纳入智慧校园总体规划

“双一流”建设需要深度融合高校各方面因素，高校智慧档案馆作为“双一流”建设档案信息的资源支撑，应主动融入“双一流”建设发展战略体系，事先做好顶层设计。高校智慧档案馆的规划、建设、使用以及管理是一个复杂的工程，其中的每个部分都会影响全局，所以在建设智慧校园的初期就要把智慧档案馆的规划、设计和如何实现纳入其中，进行整体规划和跟进实施，其技术规范标准等要遵循智慧校园总体框架（GBT36342—2018）的相关标准规范，尽早在智慧校园的基础设施层、支撑平台层、应用平台层等层面部署智慧档案馆的相关技术参数和接口，与智慧校园建设接轨，避免成为智慧校园中的“信息孤岛”“数据黑洞”。例如，安徽中医药大学档案馆在规划智慧档案馆初期，积极与学校网络中心、办公室、学生处、教务处等各业务部门进行对接，确保数据接口和技术参数保持一致，使业务部门的数据在智慧校园的框架内正常运转和归档。再者，笔者认为做好高校智慧档案馆的顶层设计还需坚持前端控制理念和全程管理理念，在设计阶段就实施有效控制，尽可能把对电子文件全程管理的所有要求体现在各业务系统之中，避免高校各行政部门以及院系业务系统中的文件资料处于失存、失控、失信、失用的状态。                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        

推进高校智慧档案馆基础设施建设，打造智慧档案管理云平台

“数字档案馆给档案馆带来了档案信息管理的革命，而并非档案管理革命。”然而，高校智慧档案馆则是依托大数据、人工智能、物联网、云计算等现代信息技术对档案馆的人员、实体档案、档案信息系统、库房、楼宇建筑等方面实现档案管理模式的变革。实现对档案的智能化管理、档案实体存放环境的智能化管理、档案实体存放安全的智能化管理，打造智慧档案管理云平台。利用RFID无线射频识别技术对档案实体实现一一对应的电子标签管理。档案库房一体化管理系统针对智能密集架管理系统、库房安防系统、恒温控制系统、恒湿净化消毒控制系统、烟雾气体报警或高压细水雾消防系统、电子档案管理系统、漏水报警系统等设备并对其进行统一管理。库房内的重要设备和设置的远程报警功能，一旦触发警报，学校数据库和档案库房会同时进行声光报警，报警信息会通过监控平台给档案工作人员发送手机短信或电话报警，以实现对库房的全天候自动监测，集中监控、集中管理。

构建以用户需求为中心的服务模式，实现高校智慧档案馆的泛化服务

一流大学的档案馆必须以提供一流的档案服务为目标，树立随时随地为用户服务的理念。满足档案用户的多样化信息需求是建设高校智慧档案馆的最终目标。高校智慧档案馆坚持一切从用户的角度出发，利用语义网技术、三网融合技术、云计算和大数据等智能化技术手段，根据师生用户以及历届校友在档案管理系统中的查询搜索痕迹和兴趣主动分析其信息需求，积极与师生用户进行交互，提供嵌入式知识服务，并且主动向用户推送档案的个性化搜索以及个性化的档案信息，实现一站式服务。例如，可以在智慧档案馆网页或者档案管理系统中自动弹出搜索频率较高的词条或者是关键词，主动提供给目标用户。同时，泛化的网络环境和智能技术拓展了高校智慧档案服务的时间和空间，通过微信平台公众号及微信小程序“掌上智慧档案馆”等实现档案信息服务的移动化，档案利用者可以随时随地查阅档案。高校智慧档案馆为广大档案用户提供了“无所不在”的档案信息资源，极大地提高了服务效率。

深度挖掘高校特色档案信息资源，实现向知识管理型档案馆的转型升级

传承创新优秀文化是“双一流”高校的建设任务之一。高校档案馆作为爱国主义教育基地，需要将具有本校特色的一流大学精神和大学文化展现给广大师生及校友，做好立德树人的工作。这就要求高校档案馆不能仅满足于简单的档案收、存、管、用等业务，还需契合“双一流”的建设需求，在高校特色文化编研、科研等方面下功夫。随着知识经济时代的到来，档案管理逐渐向档案知识管理发展，更加关注档案文件中隐藏的有价值信息，特里·库克也提出要“把着眼点从信息转移到知识上（探寻、传播、理解），从建立数据库到建立知识库上”。高校智慧档案馆运用一系列的知识对档案信息资源进行知识管理，如利用智能搜索引擎、数据分析与挖掘、语义分析与知识发现等技术找出档案文件内在的关联，分析文书档案、教学档案、学生档案、基建档案等高校各类档案数据库的特点并加以整合，形成具有新的联系的档案专题知识数据库或者是具有学校历史文化特色的档案资源等。对于中医药高校来说，需要档案馆员运用知识管理方面的技术充分挖掘中医药院校特色的中医药典籍档案、临床医学档案、中医药名人档案、中医药文化档案等特色档案进行编码，进而形成系统的研究成果，向广大师生校友进行知识推送，从而实现向知识管理型档案馆的转型。

建立健全智慧档案馆建设的制度性文件，完善档案治理体系

中共中央办公厅、国务院办公厅《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出，“全面推进档案治理体系和档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设”。健全和贯彻良好的档案管理机制、政策法规等制度，是推进档案事业健康发展的前提和基础。因此，想要建设好智慧档案馆，健全、完善的法律法规、方针政策是首要保障。然而，笔者在查阅和搜索相关智慧档案馆建设规范方面的资料时，仅能搜索到与数字档案馆相关的建设性规范文件，并且在智慧档案馆建设标准方面及其涉及到与其相关的大数据、云计算、物联网等新兴信息技术方面均尚未出台相关的方针政策和法律法规。目前很多高校对于建设智慧档案馆的理念是比较认可的，但至于怎么建设、设计和规划却无从下手，拿不出具体的建设方案。针对这些问题，国家应尽快推进智慧档案馆建设指南等文件的出台，覆盖智慧档案馆的建设标准和原则、运行和管理机制等方面，以保证智慧档案馆建设的全面、规范、合理。使得高校在建设智慧档案馆时有法可依、有规可循，进一步提高依法治档的能力，完善档案治理体系。

参考文献

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