大数据时代事业单位人事档案管理创新策略

  大数据时代背景下，根据事业单位的具体发展要求，为了进一步提升事业单位人事档案管理质量与效率，有必要创新管理模式，优化管理机制，以促进其更好更快发展。现根据事业单位人事档案管理现状，从人事档案管理信息化角度出发，从人事档案资料的收集、整理、分析、评价等环节入手，分析当前事业单位在人事档案管理机制、流程等方面存在的问题，并结合信息化技术和数据技术的优势提出相应的解决对策，以期为我国事业单位人事档案管理的创新提供借鉴。

      引言

随着互联网技术的逐渐成熟，信息技术在社会生活中得到了普及和应用，档案信息资源呈“爆炸式”增长态势。在信息化背景下，人们已经进入大数据时代，这给传统的人事档案管理工作带来了巨大冲击，也对人事档案管理从业者提出了更高的要求。但是，当前诸多事业单位的人事档案部门仍旧沿用传统的管理模式，无法有效满足新形势下人事档案管理工作的实际需求，制约着人事档案管理工作效率的提升。因此，如何推动人事档案管理工作走上科学化、精细化之路，是每一位人事档案管理工作人员需要认真思考并积极探索的问题。

      大数据与人事档案管理的理论

大数据时代下，各种管理需求不断增多，人事档案管理工作也面临着很多新的挑战。因此，人事档案管理工作应与大数据技术相结合，不断更新管理手段，创新管理模式，为事业单位的发展和改革提供更多支持。

      大数据的含义

大数据为政府决策、企业管理、社会治理、商业运营、科学研究等提供了有力支持。具体而言，大数据涉及的内容非常广泛，主要包括互联网数据资源及各种电子文件、电子档案、电子报表等。在科学技术飞速发展的当下，大数据技术在人事档案管理方面具有不可替代的作用。同时，大数据技术有利于事业单位实时了解国内外最新动态，掌握国内国际人才信息以及行业人力资源情况，为人事档案管理信息化建设和创新驱动发展战略的实施提供参考。

      人事档案管理的含义

人事档案是在人事管理活动中形成的，其具体内容主要分为两部分：一是基本情况，包括姓名、性别、年龄、学历、学位、家庭情况等个人基本信息；二是职业履历或荣誉记录，包括岗位名称、任职资格、职务职称、奖励荣誉等。查阅人事档案资料，可以明确员工的工作经历，帮助管理人员了解员工所具备的素质能力，从而为其安排合适的岗位。人事档案管理是对人事部门所记载的职工个人资料等信息的记录与保存，是考察与选拔人才的重要依据，其目的在于增强人力资源开发及人才储备，提高事业单位的经济效益，实现社会效益最大化。随着科学技术的不断发展，很多事业单位的人事档案管理也做出了相应的改变，例如人事档案制度改革、人事档案信息化建设、人事档案管理体制创新等，这为人事档案管理工作效率的提高提供了有力支撑。

 大数据时代事业单位人事档案管理工作存在的问题

      人事档案管理信息化程度不足

在大数据时代下，部分事业单位仍旧使用传统的人事档案管理方式。传统的人事档案管理主要是通过人工记录与归档，对大数据技术的应用有限，无法满足新时代对人事档案提出的多元化需求。传统的人事档案管理流程复杂，管理手段较为落后，后期查找信息不便，甚至可能出现遗漏或者丢失档案的问题，这严重影响了人事档案管理工作效率的提高，不利于人力资源开发与利用等工作的顺利开展。

      人事档案管理信息化机制有待完善

现阶段，很多事业单位的人事档案管理信息化机制不能很好地适应当前社会发展的需要。其存在的问题主要有：第一，部分事业单位预算紧张，没有足够经费购买设备进行人事档案信息化建设；第二，部分事业单位局域网布设不完善，无法实现人事档案信息的及时更新；第三，部分事业单位工作人员缺乏运用信息技术的意识，导致人事档案管理信息化效果欠佳。这些问题严重阻碍了各事业单位人事档案管理工作的信息化进程。

      人事档案信息收集渠道单一以及管理手段落后

人事档案信息的高效收集是有效开发和利用人力资源的重要前提之一。目前，人事档案信息收集渠道单一以及管理手段落后是很多事业单位普遍存在的问题，这导致决策层和管理层不能及时、全面地获取员工个人能力和职业素养等方面的信息，无法实现人力资源的最优配置。其所面临的问题主要有：第一，现阶段，纸质档案文件记录较为简单，没有囊括员工各种业务能力和表现，管理人员无法全面掌握员工个人的基本状况；第二，传统的档案归档材料收集渠道单一，很多重要信息容易丢失或者被遗漏，无法对各类资料进行有效整合。

      人事档案信息集成、分析与评价体系有待优化

人事档案是员工晋升考核及职称评审等的重要依据。如果事业单位没有形成科学合理的人事档案信息集成、分析与评价体系，就无法为人才选拔提供科学依据，也无法充分发挥人事档案的作用，不利于事业单位的长远发展。在传统的人事档案信息集成工作中，人事档案信息的整理、归纳及数据库的建立主要由人工操作完成，这种方式需要大量的人力，且容易出错，工作效率较低，无法实现持续性、动态化的管理；同样，传统的人事档案信息分析与评价工作也依赖人工，由于分析与评价工作人员具有主观能动性，评价结果可能不够科学，也不够公平公正，不利于营造和谐的工作氛围。而将大数据技术应用到人事档案信息集成、分析与评价体系中，则可以在一定程度上解决上述出现的问题。

      人事档案数据信息的填报不够规范

在传统的人事档案管理背景下，人事档案一般由人事部门来填写，如个人基本资料以及职称、荣誉、专业技术资格等信息。这种形式虽然简便快捷，但缺乏规范性，难以保证档案信息的真实性和完整性。

      大数据时代事业单位人事档案管理工作的创新策略

      加强事业单位对大数据技术的重视程度

事业单位只有深刻认识到大数据技术对人事档案管理工作的重要作用，才能不断提高相关工作人员对大数据技术的重视程度。

新形势下，首先，人事档案管理工作的效率和质量在很大程度上取决于实际工作中大数据技术的应用水平。通过大数据技术可以提高人事档案管理工作的效率和准确性，有利于实现人事档案信息资源价值的最大化。此外，还要将严格的人事档案管理机制作为前提，将人事档案管理工作纳入事业单位日常管理体系中，并以此为基础制定合理的规章制度，加强人事档案管理的规范化建设。

其次，相关工作人员的责任意识和专业素养也在一定程度上决定了人事档案信息资源利用效率，所以事业单位要重视提高相关工作人员的责任意识以及应用大数据技术的能力。

最后，人事档案材料的归档、统计和分析等内容是影响人事档案管理效果和效率的关键因素，如果在人事档案管理中合理应用大数据技术，就能够更加高效地完成工作，且结果也会更加科学公正。

      构建有针对性的事业单位人事档案管理信息化系统

在大数据时代下，事业单位要想加强人事档案管理，就需要构建有针对性的人事档案管理信息化系统，充分发挥出大数据技术在人事档案管理中的作用。

首先，要构建人事档案数据存储系统，有效存储各类档案数据材料，如图像档案和声音档案等，为后续进行人事档案管理提供必要的数据备份与恢复功能。

其次，要构建人事档案管理模块化系统，保证人事档案数据信息收集完整且全面，便于后期随时查阅。

最后，要构建人事档案安全系统，包括身份认证和个人信息泄露检测等，通过完善用户权限管理和身份验证机制，进一步保障用户信息的安全。

      增强人事档案信息安全保护

大数据时代下，人事档案管理信息化虽然有很多优点，例如信息采集、检索快捷方便，工作效率高且成本低，信息共享度高等；但是同时也给人事档案管理带来了很大的安全隐患。因此，应采取相应的措施增强人事档案信息安全保护。具体而言，应做到以下几点。

第一，强化相关工作人员的安全意识教育，通过各种宣传方式，使其了解人事档案信息安全的重要性，提高他们的安全意识。

第二，提高人事档案管理人员的专业素质，促使其不断学习新知识，掌握先进技术，为更好地开展人事档案管理工作打好基础。

第三，使用身份识别技术，相关工作人员在进入事业单位人事档案信息管理系统前，要进行个人身份认证，同时将国家和事业单位的相关要求落实到实际工作中。

第四，完善并优化人事档案管理信息化制度，严格规范各环节流程，明确职责分工，及时解决人事档案管理工作中出现的问题。只有这样，才能提高人事档案管理工作的安全性，保证人事档案材料信息完整且全面，从而为事业单位的决策提供依据。

      借助信息技术优化人事档案管理模式

大数据时代下，人事档案管理工作人员应将现代信息技术手段应用到具体的工作中，保证工作的有效性和科学性。新形势下，人事档案管理工作人员要主动借助信息技术有效整合各种档案资料，并保证人事档案资料信息安全与完整，从而实现人事档案管理的现代化。同时，还应通过网络技术、计算机技术以及数据库等先进技术手段，建设完善的人事档案信息管理平台，方便工作人员实时掌握各种人事档案资料并进行及时处理，提高工作效率。比如，某事业单位的人事档案管理部门在集数字化的文本、声音、图像等于一体的HC云办公平台上进行人事档案管理，其强大的存储功能和数据搜索功能有利于该部门实现高效管理。这种新方式在很大程度上简化了操作流程，提高了工作效率，使相关人员足不出户便能查阅大量人事档案资料。

总而言之，人事档案管理工作人员要顺应大数据时代潮流，将现代信息技术与传统人事档案管理相结合，创新人事档案管理方式，不断提高人事档案管理效率和服务效率。

      建立与完善事业单位人事档案的信息数据库

在大数据时代下，事业单位还需要建立与完善人事档案信息数据库，以提升人事档案管理工作效率。具体而言，应做到以下三点：第一，建立完善的事业单位人事档案信息数据库，再辅以人事档案管理人员对档案信息进行科学合理的整理、分类、汇总、分析及补充；第二，事业单位的人事档案管理部门应与单位内部的纪检部门、人事管理部门以及劳动部门合作建立统一的信息平台，提升各个部门之间的沟通效率，使各职能部门能够更加方便、准确地获取相关数据，为后续相关工作的开展提供重要的资料，以提升人事档案管理工作的效率；第三，通过定期开展人事档案管理信息化讲座和举办各类专题研讨会等方式，不断提高相关工作人员应用信息化技术的能力，加强其对大数据技术在具体工作中综合运用的重视程度，有效提升人事档案管理水平。

综上，建立与完善事业单位人事档案的信息数据库既有助于优化现有人力资源结构，也能保证人事档案资料信息的完整性和时效性，为提高人事档案管理工作效率奠定了良好的基础。

      提升人事档案管理人员的专业素养与综合素质

在大数据时代下，相关专业技术人才的作用日益突显，因此，事业单位应重视提升相关工作人员的专业技术水平与综合职业素质，既要提高其在人事档案管理方面的专业素养，也要增加其在计算机信息技术方面的知识储备。首先，要对人事档案管理人员进行大数据技术培训和教育，使其明确现代信息化管理理念，熟练掌握使用大数据技术的知识，以实现高效的人事档案信息管理，促进人力资源结构合理化。其次，要加强人事档案资料的保密管理，尤其是涉及个人隐私的档案材料，采取有效措施避免泄密事件的发生。再次，要严格遵守相关的管理制度，高质量完成人事档案信息的收集、整理以及分类等基础工作，保证各项档案资料齐全完整。最后，要提高人事档案管理人员的责任意识，提高人事档案管理人员的专业技能和应用大数据技术的水平，实现人事档案管理现代化，为我国事业单位健康快速发展奠定基础。

      结语

综上所述，事业单位人事档案管理关系着整个机构人员的流动情况，具有非常重要的作用。因此，对事业单位人事档案管理工作进行创新是十分有必要的。然而，在实际的工作过程中，部分事业单位还存在一些不足，其应根据大数据技术的特点，创新人事档案管理工作流程和模式，推动我国事业单位人事档案管理工作向信息化方向大步迈进，促进事业单位健康有序地不断向前发展。

      注释

[1]许凤英.新时代事业单位人事档案规范化管理探究[J].人才资源开发,2022(21):38-39.

[2]魏巍.事业单位人事档案管理信息化建设及发展探讨[J].陕西档案,2022(05):44-45.

[3]李娜.浅析事业单位人事档案管理工作存在的问题及改进建议[J].就业与保障,2022(07):76-78.

[4]袁淑珍.数字化背景下事业单位干部人事档案管理工作优化研究[J].经营管理者,2022(07):93-95.

[5]玄慧兰.事业单位人事档案管理工作的机遇、挑战与对策[J].黑龙江档案,2022(03):148-150.