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乡镇卫生院档案管理工作是关系医院发展、业务开展和人才资源配置的一项重要工作。在医疗卫生事业飞速发展的今天，乡镇卫生院应建立一套系统化、规范化、现代化的档案管理模式，以实现档案的科学管理。
乡镇卫生院作为农村基层医疗卫生机构，在社会活动中扮演着至关重要的角色，负责为当地居民提供医疗、预防、保健、社区护理等服务。乡镇卫生院的档案包括其在社会活动中形成的对本单位和个人有查考利用价值的各种形式和载体的文件材料，如文书档案、人事档案、病历档案等纸质文件以及各类电子档案、音像资料、实物档案等，它们都是乡镇卫生院的宝贵资产。各门类档案不仅能够反映乡镇卫生院的历史文化、工作职能，更是对乡镇卫生院的客观评价，能够使人们及时了解乡镇卫生院的现实情况，以便更好地指导其未来发展。探讨乡镇卫生院档案的科学管理具有十分重要的现实意义。
乡镇卫生院档案管理的现状及存在的问题
档案管理意识谈薄
当前，乡镇卫生院不少工作人员，尤其是院领导对档案管理重要性的认识不到位，档案意识比较淡薄。乡镇卫生院领导大多是临床专业出身，一贯重视医疗业务的开展、医护人员业务水平的提高以及公共卫生服务，一门心思抓业务、抓收入，在医院发展上下功夫，普遍认为档案管理是一项辅助性工作，存在强烈的重经营、轻档案的思想。在人员配备方面，专职档案管理人员较少，一般由办公室人员兼职。在人才培养方面，乡镇卫生院比较重视对卫生专业技术人员的培养，轻视对档案管理人员的业务培训，导致档案管理人员对档案的新知识、新理念、新办法以及先进的档案管理经验和技术认识不足，档案管理知识和技能不到位，从而出现了档案资料收集不全以及档案资源开发不够、利用率低的问题。
没有形成科学的档案管理体系和机制
笔者通过近几年的调查发现，由于缺乏完善的档案管理体系与机制，大多数乡镇卫生院的档案工作比较落后，而且每年收集的档案资源也很少，工作人员普遍倾向于将红头文件、领导讲话记录以及重大活动、重大事项形成的文件材料进行归档，并且将这些材料装在归档盒或者塑料盒中，既没有加盖档号章，也没有打印归档文件目录，缺乏规范、科学、系统的管理。目前，许多乡镇卫生院的档案管理工作存在问题，档案的收集速度较慢，流动性较大，而且缺少综合的数据库，因此无法满足社会的需求。此外，由于缺少统一的管理标准、规则以及相应的立卷归档机制，许多乡镇卫生院的档案管理工作存在严重漏洞。由于档案管理体系不完善，工作人员没有意识到档案的实际价值，没有养成及时收集归档和定时归还档案的良好习惯，使得珍贵的档案资源无法得到充分利用，导致大量的档案资源被搁置浪费，档案的完备程度也大大降低，既无法满足当今社会的发展需要，也无法实现对档案的科学化、规范化管理。
档案管理人员素质不高
当前，乡镇卫生院的档案专业人员比较稀缺，他们的专业技能跟不上时代发展的步伐，知识范围较窄，知识架构不够完善，而且大多数人的受教育程度偏低，缺乏具有高级技能的档案管理人员。档案管理人员的能力是决定档案管理工作成败的关键因素，但许多乡镇卫生院的档案管理工作人员没有足够的能力来应对这一挑战。据调查，大多数档案管理人员由卫生院办公室人员兼任，既非文秘或档案管理专业出身，也没有经过专业培训，对本单位档案的收集范围和保管期限一无所知，对怎样收集整理及利用档案也不了解。档案管理工作具有极高的技术含量，因此，档案管理人员应拥有丰富的专业技能和较强的实践能力，不仅需要熟练掌握各种技能，还要能够根据多年的工作经验，精准地进行档案的维护和利用。
档案工作经费投入不足，硬件设施配备不全
调研发现，大多数乡镇卫生院由于经费不足，对档案室建设的投入较少，条件较好的档案室内仅有防盗门窗、空调、铁橱、灭火器等基础设备，而没有消毒机、防磁柜、除湿机、加湿器等其他设备，没有达到维护档案安全的“九防”要求。对此，乡镇卫生院必须加大对档案管理的资源投入，购置一系列先进的数字化、智能化、网络化设备，以满足当前社会对高效档案管理工作的要求；此外，要合理地调整档案的摆放位置，开展精细化的档案管理工作，提高档案资源的利用率。目前，一些乡镇卫生院由于空间有限，档案室的布局不够完善，相关设施陈旧，且没有进行信息化管理，仍然依赖传统的人力来进行档案的整理、查询、保护和统计，从而严重制约了档案管理的可持续发展。
档案管理缺乏统一的规范和标准
由于档案不能直接给乡镇卫生院带来实质性的经济收入，再加上一些乡镇卫生院的院长缺乏档案意识，认为档案工作可有可无，因此，乡镇卫生院缺少档案管理相关的规章制度和标准规范。无规矩不成方圆，没有规范和标准的制度体系，档案的价值就无法充分发挥出来，档案工作的整体质量也会受到影响。因此，必须加强档案的规范化建设，确保档案的完整性和连续性。
多措并举提升乡镇卫生院的档案管理水平
笔者认为，要想让基层乡镇卫生院的档案管理工作达到规范化、标准化水平，就需要对其进行全面的改进升级，并且要求档案管理人员具备良好的专业素质，不断提升自身的能力，以便有效推动乡镇卫生院工作的开展。
加强学习，增强档案意识
为了提高乡镇卫生院工作人员的档案意识，乡镇卫生院应该大力推广和普及相关的法律法规和基本的档案专业知识，制定切实可行的档案规章制度，并让所有在职职工都认同并遵守这些制度。乡镇卫生院应该积极利用各种资源，包括档案继续教育学习平台、国家档案信息网、山东档案信息网等，进行全员档案知识培训，使全院上下都形成归档意识。同时，每年都按时举办各种形式的档案知识培训和交流活动，以提高专兼职档案管理人员的水平和技能。档案管理工作对乡镇卫生院来说至关重要，从某种意义上说，档案是乡镇卫生院长远发展的重要基础。乡镇卫生院以医疗服务和公共卫生服务等为根本任务，长期以来对档案缺乏综合管理，工作人员也往往认为档案管理工作可有可无，这种偏见已经成为制约乡镇卫生院全面发展的瓶颈。因此，乡镇卫生院应重视档案管理工作，形成一套规范的档案管理体系，提高卫生院各级领导干部对档案工作重要性的认识，促使档案管理工作转型升级。
完善制度，加强培训，提升档案管理人员的专业技能和实践能力
为了保证档案的完整性和安全性，需要建立完善的档案管理网络体系，成立由卫生院院长任组长，分管院长任副组长，专兼职档案员任成员的档案工作领导小组。小组成员需要严格遵守档案相关的法律法规和切实可行的规章制度，对档案管理工作的开展进行严格的监督。乡镇卫生院首先要制定符合本单位实际的归档制度和专业人员岗位责任制，使档案管理工作做到有章可循；其次要建立健全文件材料的归档和整合机制，制定科学合理的全宗档案分类方案，明确本单位档案的收集范围和保管期限，并报当地档案局审核备案；最后要加强对档案的鉴定和检索，确保档案完整，并及时挖掘和处理重要信息。为了更好地保障档案的安全性和完整性，乡镇卫生院应该加强对专兼职档案管理人员的培训，使其成为本单位的重要支柱人才，把他们的能力和技能作为重要考核指标，以期取得更好的专业管理效果；同时，要让他们有机会经常参加各种专业培训和研讨会，以提高他们的专业技能和实践能力。
重视档案的利用
乡镇卫生院应加强数据库建设，努力建设一个门类齐全、结构合理、排列有序、档号规范的档案室，以及资源完善、高质量、可持续、可操作性强的数据库系统。为了更好地服务于乡镇卫生院，数据库建设应该充分考虑各部门的需求，力求各门类齐全，实现综合性、科学性、兼容性、整体性的统一，尽量满足档案使用者的多方需求，力求能在一台电脑、一个系统内查询到所需要的各种材料。另外，除了大力推进对档案的有效利用外，还要对用户反馈的相关信息进行有序处理，进一步实现档案资源的价值共享。
推进档案信息化建设，实现档案信息化管理
为了提高乡镇卫生院的档案管理水平，需要完善从软件到硬件，从数据库到互联网的档案信息化基础设施，增添先进的设备，比如配置内存容量大的电脑、复印机、扫描仪、数码相机、刻录机等，从而进行全面的数据处理，使档案信息处理更加高效、准确。为了充分发挥档案的利用价值，应该构建一个完善的、智能的、可靠的档案文件管理系统，使文件材料的起草、发布、传输、归纳、组织、清点以及最终的归档、利用等各项环节都更加顺利，最大程度地减少资源浪费。
改变乡镇卫生院档案管理现状的对策
加强对文书档案的管理
文书档案是乡镇卫生院的灵魂，它能全面反映乡镇卫生院的工作职能、业务范围、发展历程和历史演变等。文书档案保存完整齐全，就能使卫生院的各项工作一目了然。首先，应该明确文书档案的收集范围和保管期限，从专业角度确保档案应归尽归；其次，挑选责任心强且具备大专以上学历的人才来管理档案；最后，尽量对30年及以上的档案进行数字化处理，建设简易可行的档案管理系统及全文数据库，实现档案的电子化管理和利用，最大程度地发挥档案的价值。
重视人事档案管理，挖掘人才资源
人事档案管理是乡镇卫生院档案管理的重要组成部分，人事档案直接涉及个人利益，因此其越来越受到单位所有人员的关注。乡镇卫生院的人事档案是乡镇卫生院开展人事管理工作的主要依据，是记录和反映个人经历和德才表现，以个人为单位集中起来的以备日后查考的重要文件资料，涵盖职工的个人背景、技能、绩效、社会地位、社会责任感、社会影响力、社会关系、社会参与度等内容。人事档案及其管理在乡镇卫生院建设中起着不可替代的关键作用，为乡镇卫生院决策提供了人才信息和用人依据，为薪酬工资制度改革、专业技术人员的职称评定和职工享受各类福利待遇提供了依据。
为了更好地促进乡镇卫生院的可持续发展，应该大力改进乡镇卫生院人事档案管理模式。在保管形式上，采取一人一盒（袋）的方法，对每份归档材料进行数字化处理，打印好人事档案归档材料目录放在盒内，建立人事档案目录索引，并将其纳入本单位档案综合管理系统平台中，以便于相关人员查阅，充分挖掘其中的价值，并将其有效地应用于各领域。
加强对乡镇卫生院病历档案的管理
病历档案是乡镇卫生院的宝贵财富，也是各门类中数量最多的一类档案。病历档案是开展医疗工作的重要依据，它记录了患者的病情变化、治疗方法等，是医护人员在临床实践中的宝贵资料。它不仅能够帮助医生更好地诊断疾病，还能够为患者提供更加全面的健康指导，帮助他们更好地恢复健康。病历档案中记录了丰富的临床经验，能够有效提升医护人员的专业能力和水平，为乡镇卫生院的发展作出贡献。
当今社会，乡镇卫生院面临着前所未有的挑战。而病历档案为乡镇卫生院的发展提供了有力的支持，其不仅能帮助乡镇卫生院更好地进行管理，而且还能为其提供有价值的参考，更好地指导其运营。病历档案是构建和谐医患关系的重要保障，它能够提供有力的证据来证明医疗行为的合理性，并且能够提供有效的法律依据来解决医患纠纷。
卫生部门应有统一的标准和要求对病历档案进行收集和归档，一般在患者出院一周后，其纸质病历档案和电子病历档案要同时移交病案室，病案室则要建立专门的目录索引以方便相关人员查询。
抓好基本公共卫生档案管理
基本公共卫生档案是保障人民群众健康的重要依据。乡镇卫生院承担着基本公共卫生档案的建档和管理工作。基本公共卫生服务项目旨在推动公共卫生资源的公平分配，并加强对基层卫生机构的建设，解决当前社会中公共卫生和卫生资源短缺的问题。公共卫生服务包括基本的社会保障、公共卫生支持、社会福利、社会治安和社会保障机构的监督管理。为了保障公众的身心健康，目前，乡镇卫生院提供了12类全面的服务，其中包括：建立完善的个体健康档案，开展有效的健康宣教，为0～6岁婴幼儿提供有效的护理，实施有效的预防接种，为老年人提供有效的护理，为高血压、2型糖尿病、严重精神障碍、慢性传染病患者提供服务，为突发公共卫生事件提供有效的应急响应，并加强卫生计生的监督与协调。
笔者所在的青州市常住人口96万人，建立居民健康档案80余万份，已全部实行电子档案管理，政府通过微信公众号“健康青州服务号”和App“健康青州”开放健康档案，引导居民进行了解，开放内容包括居民个人健康档案的自主修改和纠错功能、各年度的健康体检和慢病随访信息、就诊信息、家庭医生签约信息、个人的健康状况分析报告以及满意度调查等，并借助App有针对性地向居民推送健康教育知识和健康预警信息，引导慢性病患者进行自我健康管理。
乡镇卫生院负责辖区内所有居民健康档案的建立和管理，并且已全部建立电子档案。在平时的工作中，乡镇卫生院要随时注意对这类档案的维护和更新，要让居民及时了解自己的健康状况，使电子档案信息与医疗资源互联互通，为居民就医提供便利，以便医生及时掌握病人的身体状况，使这类档案成为重要的医学参考依据。
总之，档案工作是一项基础性、服务性工作，它不仅是经验的积累、规律的认知、历史的延续，更是各项事业发展的基础。因此，做好档案工作对于推动乡镇卫生院的全面发展，提升乡镇卫生院在医疗市场竞争中的地位具有十分重要的现实意义。
注释
[1]王爱丽.如何做好医院档案现代化管理工作[J].山东档案,2021(03):53+55.
[2]时洪亮.新形势下医院档案管理存在的问题及对策[J].山东档案,2020(04):69-70.
[3]张爱曾.新医改下医院档案管理的改进方法分析[J].中国农村卫生,2015(06):68-69.
[4]李燕丽.新医改下医院档案管理的改进策略探析[J].办公室业务,2012(03):94.
[5]陈雄峰.医院人事档案管理存在问题及对策[J].城建档案,2009(07):60-61.
