规范高校图书馆研修间管理与服务新路

现以中国地质大学（武汉）图书馆研修间为例，就研修间空间类型划分、使用方法、设备管理、违约处理、管理制度的制定和服务的提供等方面进行深入探讨；从研修间的空间设置、管理制度的完善、智能化手段的应用和服务评价体系的建立四个方面对研修间的管理工作提出建议。

从20世纪90年代起，西方国家率先兴起了信息共享空间建设热潮，部分高校图书馆对馆藏资源进行重新布局，建立起信息共享空间的雏形，旨在为师生打造一个集学习、互动、学术研究于一体的空间[1]。研修间作为信息共享空间下的一个子项目，为师生提供桌椅等设备，以满足师生在图书馆内交流与研究的需求。

研修间在我国高校图书馆中的分布较为广泛，在近20年间，不少图书馆都把研修间作为一个必建项目，目前各高校图书馆研修间的规模从十几间到上百间不等[2]。冯兵等学者对我国39所“985工程”高校图书馆空间预约服务进行了系统性调查与分析，发现74.4%的高校开通了独立图书馆研修空间，供师生预约及后续使用[3]。

中国地质大学（武汉）有南望山和未来城两个校区，两个校区的图书馆内都设有研修间，为全校师生提供进行小组学习、研究探讨知识创新的场地。师生可以通过研修间预约系统随时进行线上自助预约。

中国地质大学（武汉）图书馆研修间现状

研修间基本情况

中国地质大学（武汉）南望山校区和未来城校区的图书馆都设有研修间。南望山校区图书馆有6间，被命名为“研修间”；未来城校区图书馆有82间，被命名为“研修（讨）室”。下面皆用“研修间”指代。

为了方便读者使用与馆员管理，2019年9月，中国地质大学（武汉）图书馆信息共享空间预约系统正式上线，率先在南望山校区图书馆使用。2020年9月，未来城校区图书馆研修（讨）室正式开放对外预约。目前，中国地质大学（武汉）两个校区的图书馆共有70间研修间对外开放使用，每年预约超过3万次，使用人次达到了4000人/年。中国地质大学（武汉）在研修间的管理与服务的提供方面累积了丰富的经验。

研修间管理制度

根据研修间的实际使用情况与预约系统的功能设置可知，中国地质大学（武汉）图书馆制定了相应的预约说明来规范和管理研修间的预约使用行为；并且对研修间的开放区域、开放时间、服务对象、使用方法、注意事项和咨询方式等都进行了详细的说明。图书馆后续根据实际使用情况对系统设置与管理条例进行了相应的调整。

研修间提供的服务

1.设备服务

中国地质大学（武汉）两个校区的图书馆研修间内都配有智能设备供读者使用。南望山校区图书馆研修间内配有投影仪和触摸屏，未来城校区图书馆研修间内的设备包括多媒体一体机、电视、会议平板等，读者可自行使用或向相关人员借用辅助工具。

2.特色服务

中国地质大学（武汉）图书馆除了在研修间内提供多种设备供读者使用外，还根据读者的需求开展了新服务。中国地质大学（武汉）未来城校区图书馆每学期提供30余间研修间对有科研任务和跨校区教学任务的老师进行定向开放；老师们可以在学期初进行申请，用于课题研究、小组研讨或课程备课、答疑等，申请到的研修间可以持续使用一个学期。

研修间管理与服务的探讨

根据中国地质大学（武汉）图书馆研修间的现行管理制度与实际使用情况，本文从空间类型的划分、使用方法、设备管理、违约的判定与处罚、管理制度、服务的提供等方面对研修间的管理服务进行探讨。

空间类型的划分

从功能类型上来说，中国地质大学（武汉）图书馆的研修间大体可以分为普通研修间与教师研修间。普通研修间主要用于学生间的交流，教师研修间的空间相对更大，部分空间还配备了会议平板、电视等设备，方便教师与学生开组会、进行培训等。此外，中国地质大学（武汉）图书馆还设置有视听室，每间视听室都配备了多媒体设备供读者使用。

不同类型的研修间在开放时间、预约人身份限制、最低使用人数上都有区别。例如，配备了多媒体设备的视听室，使用者需要向工作人员登记后才能获得鼠标键盘，并且在使用结束后要归还。因此，视听室的开放时间为上午8：30—12：00，下午12：30—17：30，以便工作人员进行设备管理。这种差异化的研修间设计以及研修间内设备的配置能够满足不同使用者的需求，并在一定程度上缓解了图书馆工作人员的管理压力。  

使用方法

2019年9月开始，中国地质大学（武汉）图书馆的研修间采取线上预约方式，读者通过电脑或者手机移动端完成研修间具体信息的浏览与预约。使用者在登录系统后，选择研修间、预约时间段和共同使用者，预约完成后在规定时间内用校园一卡通即可刷开研修间的门禁。

由于中国地质大学（武汉）南望山校区图书馆需要预约才能进馆，但研修间预约系统与入馆预约系统未能实现系统的整合，因此预约了研修间的学生还需完成入馆预约才能进入图书馆。未来，图书馆应考虑将研修间预约系统与图书馆入馆预约系统进行整合，读者只需预约研修间就能获取进馆的权限。

目前，读者在使用完研修间后自行离开即可，无需进行刷卡签离等操作，这导致部分预约已经提前结束了，但系统无法识别到该信息，已经空出来的研修间无法供他人预约。图书馆未来可以考虑增加预约结束刷卡签离的步骤，这不仅能在一定程度上提高空间资源的使用效率，还能让管理人员获得更精准的研修间使用时长数据，为图书馆研修间的管理提供更充分的数据支撑。

空间内设备的管理

中国地质大学（武汉）图书馆研修间内的设备部分为使用者签到后即可自行使用，部分研修间的电脑需要使用者向工作人员登记获得鼠标键盘后才可使用，并且需要在规定时间内归还。这种模式能够在一定程度上加强对研修间内设备的管理，但对于使用者来说略有不便，图书馆也需要专门安排人员从事设备借还工作。

如何规范管理研修间内的设备是图书馆需要重视的问题。图书馆应该针对研修间内的设备制作详细的操作手册，指导用户遵守手册规定科学地使用设备。未来，图书馆应该使用更加智能化的管理方法，将空间预约系统与设备进行联动，研修间内的设备在该研修间被预约且使用者签到后才能开机使用。在研修间内设备的检查方面，目前还是以依靠图书馆工作人员定期检查和使用者反映问题为主，这种单纯依靠人工的方式无法保证工作人员在第一时间获悉设备的异常，也需要大量的人力成本。

违约的判定与处罚

目前，研修间预约的违约类型主要有两种：预约不来和使用人数不达标。预约时间开始后的30分钟内若无任一预约人刷卡签到，记为预约不来；预约时间开始后的30分钟内若刷卡签到人数少于该研修间的最少预约人数，则记为使用人数不达标。违约一次扣除100分信用分。个人一学期信用分为300分，扣完后30天内不得再进行预约。上述两种违约类型皆只扣除预约申请人的分数。除了以上两种系统自动判定的违约类型外，图书馆工作人员在日常巡楼过程中若发现研修间内的使用人员有大声喧哗、饮食等情况，可对预约申请人的信用分进行人工扣除。

违约行为的定义与处罚的设置是为了提升研修间的利用率，避免资源浪费。每间研修间都设有最少预约人数，作为一个共享、合作与讨论交流的空间，仅一人单独使用研修间无疑背离了研修间建设的初衷。而工作人员人工扣除信用分的行为也旨在营造一个更好的研修间使用环境。

管理制度的制定及管理人员的职责

研修间的管理制度在最初制定时参考了众多其他高校研修间的管理经验，并结合自身的功能设计，形成了研修间管理条例初稿。随着研修间及线上预约系统的陆续开放，研修间的使用人数越来越多，管理条例也急需调整。由于最初没有对同一读者的预约次数进行限制，部分读者连续预约同一个研修间，将个人物品长期放置在研修间内，研修间变成了个人的休息室。针对这一现象，图书馆管理人员修改了预约制度，调整了系统功能，使得同一预约人在未完成前一次预约时不得进行第二次预约，有效减少了空间占用情况的发生。

研修间的管理制度需要根据实际情况不断调整，这需要管理人员及时收集整理日常工作中出现的问题并进行思考，提出解决方案，不断优化研修间的服务。当前管理人员通过对系统后台研修间的预约和使用数据进行分析处理，从而了解研修间的使用情况；通过巡查与读者的主动反馈收集研修间日常使用中存在的问题以及读者的意见。管理人员根据系统数据与人工收集的信息掌握研修间的整体使用情况，通过优化调整管理制度来解决存在的问题。

研修间服务

目前，中国地质大学（武汉）图书馆研修间主要提供的是以研究讨论为主的空间服务，空间内配备的设备也多为投影仪、触摸屏等辅助交流工具。读者在研修间内是否有效利用了空间及设备进行学术交流与研究，管理人员很难得知。在这种情况下，图书馆需要通过优化自身服务使研修间的效用最大化。

除了常规对外预约之外，图书馆可以面向特定人群或者在特定的时间节点推出针对性服务。中国地质大学（武汉）图书馆针对未来城校区师生的需求，每学期提供30多间研修间对有科研任务和跨校区教学任务的教师定向开放，用于课题研究、小组讨论、答疑等。该服务一经推出就受到了师生们的广泛关注，每学期30多间用于定向开放的研修间在学期初就全部被预约完。除了定向开放之外，2022年针对硕士、博士研究生需要参加线上复试的情况，中国地质大学（武汉）图书馆腾出部分研修间供考生复试，为考生提供了安静舒适的复试环境。

思考与启示

优化研修间的空间设置

要做好研修间的建设工作，首先要思考的就是如何定义研修间。研修间作为信息共享空间的一部分，不是单纯的自习室，而是多人小组、学术团队交流、协作与探讨的场所，师生在其中不断进行思想碰撞，创造出新的学术火花。在这样的背景下，图书馆需要找准研修间的建设定位，才能在后续的功能设计、管理制度制定方面有明确的方向。在研修间空间类型的管理上，除了简单地按照教师与学生来划分之外，还可以专门设置供本科生、研究生、教师使用的空间，将空间类型与用户需求相匹配，对研修间的功能、特征以及硬件进行梳理，给读者更加精细化的空间选择[4]。

目前，研修间多用于使用者团队内部的交流，图书馆仅仅提供空间和设备。未来，图书馆可以不断拓宽研修间的边界，使其向信息共享空间靠近。除了传统的使用者进行小组或团队间的交流之外，图书馆的工作人员也可以参与进来，共同建设学科化信息空间。针对不同的学科建设相应的空间，将图书、期刊资源等进行整合，为教学和学术研究提供系统且完整的服务，并且在这些空间配备专业的教师和图书馆馆员进行引导[5]。

完善研修间的管理制度

一个完善的管理制度既要考虑到实际问题，又要结合发展目标，通过制度引导行为，促进目标达成。管理制度的制定与执行不仅能保护读者的权益，合理配置资源，还能促进研修间发展，实现效益的最大化。研修间的管理制度要覆盖物理空间、使用者、管理人员以及相关设备等各个方面。

制度需要不断完善，同时宣传工作也必不可少。传统的网页规则说明和在研修室内张贴规章制度的作用甚微。未来，图书馆可以通过系统提醒的方式加强规则宣传。在读者使用预约系统时，系统用弹窗来展现预约规则，读者需要阅读完预约规则后才能进行预约。用这样的方式对读者进行引导可以减少违约行为。

用智能化手段提升研修间的服务水平

未来，图书馆可以使用物联网技术管理研修间内的设备，实现设备的物联自动化，将研修间内的众多设备与管理人员进行一体化绑定，管理人员可以随时查阅名下绑定设备的应用情况，对设备进行管理。同时通过管理平台对各类设备的常态化管理运维进行7天×24小时的数据采集，对状态异常的设备进行实时状态联动推送，以便管理人员能及时跟进处理设备故障问题。

研修间预约系统应加强与图书馆其他系统的联动，如门禁闸机系统、座位预约系统等，简化读者的预约流程，提升读者的使用体验。同时应加强数据的流动性，通过开放的接口将研修间预约系统使用数据以及图书管理系统和其他预约系统等的数据进行整合，完成对读者行为数据的分析，生成读者画像，以便为读者提供个性化服务。

建立研修间服务评价体系

目前，中国地质大学（武汉）图书馆研修间的服务评价多来自读者的口头反馈及其在平台上的留言，尚未建立起一个专门的服务评价体系。构建高校图书馆服务评价体系对高校图书馆的建设和持续发展具有重要意义，不仅能优化服务，加强管理，还能提升读者的满意度，促进图书馆良性发展[6]。图书馆应该坚持科学性、通用性、可操作性和可扩展性原则，制定研修间服务的评价指标，对研修间的预约制度、管理人员、预约系统进行多维度的分析。通过问卷调查、访谈等形式系统收集各类型使用者的意见，优化图书馆研修间服务，推动图书馆服务质量持续提升。