高校资源信息服务机制创新之路

档案信息化不仅是新时期高校档案管理工作的一大发展趋势，还是如今高校档案管理工作的重要内容。推进高校资源信息服务机制创新不仅可以提升高校档案管理工作效率，降低人力、财力投入，还可以助力高校整体管理工作的信息化发展。基于此，现首先阐述高校资源信息服务机制创新的必要性，其次分析高校资源信息服务机制创新面临的主要困境，最后探讨高校资源信息服务机制创新路径，以供相关人员参考和借鉴。

在信息化时代背景下，大数据、云计算、人工智能等技术不断与生产生活相融合。从教育信息化推广以来，高校信息化建设就受到了教育领域的广泛关注，不管是教学管理还是教学方式，都开始积极应用信息化技术与设备。高校档案服务工作信息化建设已是大势所趋。随着信息化技术的迅猛发展，如何创新高校资源信息服务机制，为校内师生、校外人士提供高效、便捷的档案服务，更好地服务高校建设及教学工作，成为当前高校需要思考、研究的一项重要课题。推进高校资源信息服务机制创新，主要是以信息化技术以及档案中的图文、音视频等资源为对象，将资源的管理方法、存储形式及传输途径转化成一种更便于管理、储存及传输的形式。这样一来，不仅要推进硬件技术的改进，还需要优化调整管理理念、管理方法、人才配置等，以实现软硬件的同步更新。

高校资源信息服务机制创新的必要性

为高校师生、校外人士提供更好的档案服务

高校资源信息服务机制的创新旨在更好地为高校师生、校外人士提供档案服务。基于此，相关人员务必要充分把握高校师生、校外人士的实际需求。随着高校工作节奏的不断加快，人们对档案服务工作的时效性提出了更高的要求。然而，传统档案管理模式具有一定滞后性，资源处理效率有待提升，难以满足高校师生及校外人士的档案需求。特别是随着新时期高校档案库信息资源数量的不断增加，传统档案管理模式的不足更加凸显，不仅需要投入大量的人力、物力资源，且工作效率相对较低。随着信息化技术的发展应用，将其融入高校档案管理中，推进高校资源信息服务机制创新，可以实现档案管理的数字化。不论是图文、学籍信息，还是各种影像资料，均可完成数字化转化并储存到数据库中。数据库存储空间具有可扩展性，可以满足高校档案信息不断增长的存储需求，还可以提升档案信息传输及检索效率。与传统的档案服务相比，信息化档案服务更为全面、高效。

提升档案服务质量、服务效率

高校作为科技创新、文化传承的重要阵地，不论是在科研信息获取还是在科技成果转化方面，都拥有十分突出的优势。因此，在此基础上衍生形成的档案资源具有极高的利用价值、保存价值。高校资源信息服务机制创新可以转变档案资源的存储媒介，使其摆脱时空的束缚，实现高效便捷的存储。高校档案的服务对象包括教师、学生、管理人员等不同群体，具有流动性。高校档案种类繁多，在传统档案管理模式下需要分门别类进行存储，由此，档案查找、调阅难度大幅提升。创新高校资源信息服务机制，实现信息化管理，可以显著提升档案检索的效率及服务水平。

推进高校档案及时更新

高校档案信息包含学校发展历史、精神内涵及文化底蕴等内容。与此同时，高校在日常运营发展中无时无刻不在生成各种资源信息，如教育教学、科学研究中产生的资料数据等。单凭纸质媒介记录、储存必然要花费极大的时间成本及纸质资源，并且很难对相关信息进行及时更新、匹配，整体效率相对较低。而依托现代信息化技术推进高校资源信息服务机制创新，能够切实提升档案更新的效率和时效性。不管是师生还是管理人员，都可以随时调阅使用档案信息，进而为高校教学、科学研究提供准确、及时、高效的档案服务。

高校资源信息服务机制创新面临的主要困境

对档案服务的重视不足

一些高校对档案服务工作的重视不足，在很大程度上影响了档案服务质量。当前，传统档案管理模式已难以适应高校发展要求，而且高校师生、校外人士对高校档案服务也提出了更为严格的要求。例如，随着社会大众思想观念的发展转变，人们对档案的准确性、隐私性、及时性等提出了越来越高的要求。基于此，高校有必要及时更新传统档案管理理念，提升档案服务水平。与此同时，由于部分高校对档案服务缺乏足够的重视，对档案服务的投入也相对偏少，并没有为档案服务提供坚实的人力、物力、财力保障，使得档案服务工作基础设施缺乏。另外，档案管理人员的薪资待遇偏低，难以调动其工作的积极性，进而对档案服务水平的提升造成了不利影响。

档案管理人员的综合素质参差不齐

在信息化时代下，档案管理难度不断提升，这也对档案管理人员的综合素质提出了越来越高的要求。然而，当前一些高校档案管理人员的综合素质相对较低，难以保障档案服务工作顺利开展。之所以会出现这一局面，是因为高校对档案服务工作的重视不足，没有把好档案管理人员招聘关，难以切实保障档案管理人员的专业素养，进而使得档案服务质量难以得到保证。另外，一些高校对档案管理人员的培训工作也缺乏足够的重视，档案管理人员仍然采用传统方式开展档案管理工作，缺乏对新技术、新理念的了解与学习，更别提将其运用到实际工作中。

信息化技术应用力度不大

当今时代，信息化技术与生产生活的融合不断深入。然而，由于信息化技术属于新型技术，人们对信息化技术的内涵与价值还缺乏正确且深刻的认识，因此在高校档案服务中对信息化技术的应用还存在一定局限性，信息化技术的价值和作用并未得到充分发挥。另外，高校信息化设施的缺失在一定程度上限制了档案管理人员对信息化技术的应用，还影响了档案服务信息化水平的提升。再加上高校应用信息化技术开展档案服务存在一定的安全隐患，经常出现信息泄露情况。基于此，高校在应用信息化技术创新资源信息服务时应重视信息安全防护工作的开展。

高校资源信息服务机制创新路径

革新高校资源信息服务理念

高校资源信息服务应与时俱进，发挥信息化技术的优势，为高校师生、校外人士等提供高质量的资源信息服务。对此，高校应紧跟信息化时代的发展脚步，树立全新的档案服务意识，秉持利用信息化技术提供档案服务的理念，利用大数据技术、云计算等先进技术，对用户的需求进行采集、汇总、分析，明确不同用户对档案的不同需求，将资源信息服务与高校师生的日常工作生活相融合。例如，有档案需求的高校师生可以在线上进行留言申请，申请通过后即可获得所需要的档案信息。另外，高校师生还可以为高校信息档案服务提出有建设性的意见或建议，切实推动高校资源信息服务顺利进行。

以上海同济大学为例，为了方便用户使用档案，2021年，上海同济大学档案馆在其“一网通办”平台上推出了“档案借阅”申请服务，去除了过去需要手持介绍信往返奔波的档案借阅步骤。这一系统与学校统一身份认证平台对接，用户仅需通过身份验证登录“一网通办”平台，进入“办事大厅”模块选择“档案借阅”选项，便能获得“一键办理”的极速体验，不仅可以在网上实现档案借阅，还可以实时查看办理进度。除此之外，高校还应明确信息化档案服务宣传工作的重要性，切实加大对该项工作的宣传力度，进一步提升师生对高校资源信息服务的认知水平，充分发挥资源信息服务的社会价值与教育价值。另外，高校还应依托先进的信息化技术，基于用户的实际需求，开展好档案编研工作，推进档案资源有效、便捷地传输、共享，让广大用户获得更为良好的档案使用体验。

建立健全的高校资源信息服务机制

为了进一步突出高校资源信息服务的作用，高校需要加强高校资源信息服务机制建设。首先，明确划分高校资源信息服务工作的岗位责任，合理分配工作任务，保证日常管理中的各个细节都有人负责。其次，配置高素质的高校档案信息化管理人才，为高校数字化、信息化档案服务功能的创新提供人才支撑。再次，建立与高校资源信息服务相匹配的绩效考核机制。通过绩效考核机制中的细化规定提升档案管理人员的竞争意识，使其能够更加积极、主动地投入工作中，以高水平的服务意识和专业技能为广大师生提供档案服务。最后，还应建立与高校资源信息服务相适应的统一标准，如计算机软件系统标准、数据库格式标准等，使高校建立起规范、统一、高效的档案信息服务体系。

加强基础设施建设

在高校资源信息服务机制创新中，建设配套、完善的基础设施是高校资源信息服务机制创新的一大前提，因此，高校应当为基础设施建设提供有力的资金支持，为前期工作及后续维护提供保障。在此基础上，高校应在基础设施建设与资源信息服务机制创新之间建立起紧密联系，做好前期基础设施建设需求调查研究工作，并依据需求调研推进功能模块设计，一方面保证基础设施可以满足高校资源信息服务机制创新的实际需求，另一方面防止出现重复建设、过度投入等问题，做好高校资源信息服务机制创新成本控制工作。除此之外，对于资源信息服务创新，高校还应做好后期维护工作，配备专业人才负责对应的维护管理工作，以此为资源信息服务机制创新提供有力的硬件保障。

搭建高校档案数据库或专题数据库

随着高校资源信息服务机制创新的不断深入，有待存储、开发、利用的高校资源将不断增多。鉴于此，高校应积极引入大数据、云计算等技术，搭建档案数据库，为资源信息服务机制创新提供可靠的数据保障。在此过程中，高校应立足于档案数据库多应用、多用户任务环境的实际，对档案数据库系统进行优化完善，确保其能够与高校纷繁复杂的环境相适应；为数据库设计多样化功能，推进对数据库档案信息的全面深度开发，让用户可以获得良好的数据库使用体验。另外，高校还应立足于高校教育教学、科学研究实际，打造专题数据库，对相关档案资源信息进行全面整合，并将其存储在专题数据库中，为不同专业、不同学科的教育教学、科学研究工作提供有力支持。比如，可以将高校档案数据库分成学术论文数据库、科研成果数据库、档案内容数据库等不同数据库，以此提升高校资源信息服务的系统性、针对性。

依托先进技术创新服务方式

高校资源信息服务机制创新离不开先进信息化技术的有力支持。对此，应当推进档案检索形式的改革，用计算机检索模式替代以往的人工检索模式，弥补以往人工检索可能出现的错漏，进一步提升信息化档案检索工作的质量与效率，推进档案资源的优化整合，延长档案原件的使用年限。与此同时，还可以借助社交软件如微信、QQ等，推进高校资源信息服务与用户之间的交流互动，使高校档案资源信息的价值得到充分发挥。除此之外，还应保障高校资源信息的安全，可以通过设置防火墙、数据库审计、入侵检测、保护加密等手段消除高校资源信息服务中可能存在的安全隐患。

提高档案管理人员的综合素质

高校档案管理人员在高校资源信息服务的具体落实过程中扮演着重要角色。档案管理人员的综合素质是保证高校资源信息服务机制创新得到落实的重要支撑。因此，在高校资源信息服务机制创新实践中，高校应有意识地提高档案管理人员的综合素质。首先，要引导档案管理人员加强自我学习，提高对信息化技术基本原理、基本特征及相关信息系统基础功能等的应用能力。其次，加大对档案管理人员的培训力度，依托理论教育及实践技能水平考核，使高校档案管理人员的综合素质在工作实践中逐步得到提升。只有高校档案管理人员的综合素质得到提升，才能切实保障高校资源信息服务机制创新成果。

综上所述，在信息化时代背景下，高校应当明确创新高校资源信息服务机制是当前档案工作的大势所趋。推进高校资源信息服务机制创新对提升高校教育教学、科学研究、管理工作等均有着十分积极的意义。鉴于此，高校应充分明确高校资源信息服务机制创新的必要性，结合高校资源信息服务机制创新面临的种种困境，采取有效的应对措施，提升高校资源信息服务机制创新成效，进而真正意义上提升高校档案服务质量。

 2021年度兰州市科技发展指导性计划项目“数字化校园视角下的档案信息管理研究”（项目编号：2022--ZD--132）。