为企业固定资产投资项目档案 管理工作“添砖加瓦”

当前，我国很多企业都意识到了加强固定资产投资项目档案管理工作的重要性，并制定了许多有效的措施， 以更好地加强固定资产投资项目档案管理工作。基于此，现以企业固定资产投资项目档案管理工作为主要研究对 象，从固定资产投资项目档案的基本概念、加强企业固定资产投资项目档案管理工作的重要作用、企业固定资产 投资项目档案管理工作存在的问题以及加强企业固定资产投资项目档案管理工作的具体办法四个方面进行详细分 析，希望可以为同行提供参考。

近几年，在国家投资以及拨款力度不断加大的背景 下，企业新建以及改建的项目越来越多，进而出 现了很多固定资产投资项目档案，企业对固定资产投资项目 档案管理工作的重视程度也随之不断提高。怎样合理制定有 效的措施来确保固定资产投资项目档案实现规范化和合理化 管理，做好固定资产投资项目档案管理工作，是当前每个档 案管理人员都必须认真思考的问题。 

固定资产投资项目档案的基本概念

固定资产投资项目主要是指通过争取政府资金、银行 贷款以及自筹资金等方式，以加强科研生产能力为根本目 的而开展的改建、改造以及新建、新购等建设项目。在建 设项目发展的过程中，会用到很多文件材料，比如项目立 项过程文件、招投标选购文件、实施验收文件等。在对其 进行全面的归档、收集以及整理后，就形成了固定资产投 资项目档案。因此，固定资产投资项目档案是指在项目论 证、批复、实施、竣工验收、运行维护等各个阶段形成的具有保存价值的声像、文字等不同形式的各种文件材料。 

 加强企业固定资产投资项目档案管理工作的重要作用 

企业固定资产投资属于投资活动之一，此活动开展 的根本目的是保证企业的生产经营。因此，在固定资产投 资活动中，必须将固定资产投资项目档案管理工作落实到 位，明确固定资产投资的相关要求。特别是部分固定资产 投资项目不仅规模很大，而且投资金额相当高。许多企业 的固定资产投资活动往往由专门的职能部门完成，而且针 对一些重大投资项目，也会成立专门的项目管理办公室， 然而许多企业的固定资产投资项目档案管理能力较差，无 法满足项目的建成要求，导致项目建设效果一般，无法达 到预期的目标。一般来说，之所以出现这样的情况，是因 为一些企业没有全面认识到固定资产投资项目档案管理工 作的重要性，导致企业不能多层次、严格地把控固定资产 投资项目，在项目内容规划论证上也很难确保其经济性， 这很有可能使固定资产投资面临更大的风险，给企业造成严重损失，甚至会导致企业面临破产。因此，企业必须不 断加强固定资产投资项目档案管理工作。 

企业固定资产投资项目档案管理工作存在的问题 

管理层容易忽视固定资产投资项目档案管理工作

对于企业来说，不管是什么工作，领导都必须高度 重视，否则该项工作就不能正常进行。所以对于固定资产 投资项目档案管理工作来说，领导的重视发挥着至关重要 的作用。当前依旧存在对固定资产投资项目档案管理工作 重要性认识不足的现象，在项目启动时未将项目档案管理 工作作为项目建设管理规划以及工作程序中的一部分，也 未将项目档案管理列入项目管理的整个过程中；在项目建 设过程中，档案部门没有真正参与到项目建设的各个环节 中，包括筹划以及组织等，没有严格监督和及时指导项目 档案的形成以及管理。

固定资产投资项目档案管理程序不合理

企业存在重视立项而忽视管理的情况，项目档案管理程 序不合理，档案部门不能迅速根据程序对项目规划、建设的 整个过程进行严格的监控，增加了档案管理工作的难度。在 这种情况下，档案管理人员只能在项目竣工验收前对档案进 行整理以及补充，导致项目档案管理工作存在脱节的情况， 不能确保档案的质量。 

缺乏健全的固定资产投资项目档案管理制度 

部分企业尚未制定完善的固定资产投资项目档案管理制 度，也没有制定相应的固定资产投资项目档案收集以及归档 等制度，还存在部分有章不循的情况，导致档案收集整理过 程中人为因素干预过多，过于随意，不够严谨。

固定资产投资项目文件材料收集不够全面 

要想做好固定资产投资项目档案管理工作，首先必须要 做好档案材料的收集工作，这是首个环节，也是最为关键的 环节。然而由于有很多建设单位以及参建单位参与到项目建 设中，再加上投资项目建设周期较长，时间跨度及人员流动 较大，因此各方的文件材料在对接过程中容易丢失，很难对 文件材料进行全面收集和及时归档。 

人才培养力度不足

随着企业结构逐渐精简化，企业档案管理人员数量越来 越少，而且许多企业没有设置专门的档案部门。由于档案管 理人员数量不足，兼职人员较多，不论是综合素质还是专业 水平都无法满足固定资产投资项目档案管理岗位的要求。档 案管理专业人员的缺乏必定会导致固定资产投资项目档案管 理工作效率降低。 

加强固定资产投资项目档案管理工作的具体办法

加大宣传力度，奠定坚实基础 

在信息化时代，从某个角度来看，宣传就是信息传 递，其是档案管理的重要主题。对于档案部门来说，其应该尽可能地利用所有形式以及所有条件，对固定资产投资 项目档案管理工作的重要性进行积极宣传，比如可以组织 培训，开展评先活动等；通过多种多样的形式充分体现档 案价值，比如档案知识推送、档案编研等，使各级领导及 企业所有工作人员都能充分了解固定资产投资项目档案管 理工作的重要性。固定资产投资项目档案管理并非独立的 管理系统，要想将项目档案管理工作落实到位，各方必须 积极参与，企业各级领导以及所有工作人员都要对项目档 案管理工作有全面的了解，对项目档案管理工作给予大力 支持以及充分理解，重视项目档案管理工作。此外，固定 资产投资项目档案管理工作必须严格遵循“三纳入、四参 加、四同步”的管理要求。只有将固定资产投资项目档案 管理工作纳入企业工作计划以及领导议事日程中，保证各 方朝着共同的目标一起努力，才可以真正落实固定资产投 资项目档案管理工作。

成立机构，提供有力保障

不论是什么工作，要想保证其正常开展，必须要重 视组织管理。在国家经济不断发展以及行业形势日益变化 的背景下，企业的固定资产投资项目越来越多，这给固定 资产投资项目档案管理工作带来了新的挑战。因此，针对 固定资产投资项目档案管理工作，必须要保证做到有效管 理和全面统筹规划。第一，科学构建完善的固定资产投资 项目档案组织管理体系，安排企业负责档案管理的工作人 员妥善组织协调和严格管理项目档案管理的整个过程。第 二，建立和健全相应的档案管理责任制度，确定项目档案 管理责任单位以及责任人在每个环节需要承担的责任，使 其各自担负起自己的责任，促进项目档案管理工作的科学 化以及规范化发展。

完善制度，落实保障 

为了加强固定资产投资项目档案管理工作，必须合理 制定完善的档案管理制度。而要想保证档案文件材料的完整 性，就必须对项目档案管理工作进行合理规划，制定科学的 规章制度，确定每个相关单位在项目档案管理工作中必须承 担的责任，根据单位本身的实际情况，合理制定有效的办法 以及具体的实施细则。针对负责项目建设的设备管理部门和 项目部门，以及参建的监理单位和施工单位等，制定包括文 件材料归档范围以及基本归档要求等在内的具体标准，同时 也要将责任落实到人，任务落实到位。 

重视收集，提高质量 

固定资产投资项目档案的载体相当复杂，种类较多， 数量庞大，通常需要监理单位以及建设单位等共同做好收 集工作。监理单位以及建设单位既是项目档案形成的重要 主体，也是主要责任者。在项目档案收集工作中，要先检 查归档文件材料的内容是否有丢失，竣工图是否如实将项目竣工的整个过程完整地反映出来，在尽可能确保图片 以及数据信息准确性的基础上，完成签字以及盖章等各项 手续。同时，项目建设过程中往往要购买很多仪器设备， 在收集文件材料时也要收集设备安装调试过程中形成的文 件资料，这些文件材料实用价值较大，而且如果不能全面 收集，容易影响项目设计以及施工等后续工作的开展。同 时，收集声像档案时，必须仔细检查其载体的物理性质， 还要检查其载体有无病毒，将其放在单独的防磁柜中，定 期认真检查。因为电子文件信息载体可分离性很强，所以 必须认真收集和妥善保存所有的电子文件，确保电子文件 的准确性。

认真整理和立卷，方便利用

档案的鉴定、整理和立卷直接决定档案是否完整，也 关乎其利用的便捷程度等。因此，要认真鉴定收集的所有 文件材料，对于没有保存价值，或保存价值很小的文件， 可以直接清除；对于具有保存价值的文件材料，要予以保 留。一般来说，立卷工作不能违背文件材料的形成规律， 要确保不同文件材料之间存在联系，可以将工程建设成果 以及建设概况全面反映出来。比如将立项申请报告、可行 性研究报告、环保以及消防等单项验收意见进行组卷，构 成完整的项目管理类文件材料。就设备仪器类文件材料来 讲，必须确保归档文件的成套性，根据设备仪器的安装选 购计划、开箱验收、安装调试等顺序来认真组卷。项目建 设文件材料在归档组卷时，必须根据项目单独进行立卷整 理，否则很难将固定资产投资项目档案管理工作的全面性 以及完整性充分体现出来，不利于之后的竣工验收以及查 询利用。 

优化管理，做好档案管理工作 

在信息化技术高速发展的今天，如何利用新手段、新技 术提升管理效率是每个管理者必须思考的问题，档案管理工 作也不例外。通过对档案收集范围、归档时间、责任单位进 行固化，同步考虑档案收集工作策 划与项目立项，与项目管理部门协 调项目的执行节点，确保项目档案 的完整性及准确性。以档案管理软 件的二次开发为着手点，对档案收 集工作进行可视化管理，实时掌握 档案归档率及完整率，对归档责任 单位进行监督考核。优化整合档案 信息，将信息及时录入档案资源数 据库中，将现有的数据库与公司的 相关业务系统相融合，实现档案的 在线归档，为档案资源的充分利用 提供便利。

不断完善自我，提升素质 

第一，加强对固定资产投资项目档案管理人员的培 训，培训内容不仅要包括固定资产投资项目的相关专业知 识，还要包括档案业务知识等。培训不能流于形式，要对管 理人员对培训内容的了解程度进行摸底，确保参与培训的人 都能充分认识到文件材料收集归档的重要性，并且知道怎样 收集和整理文件材料，加强档案管理人才队伍建设。 

第二，档案管理信息化建设要求档案管理人员在掌握 档案专业知识的同时，具备一定的计算机操作能力，以满 足档案信息化管理的需求。此外，档案管理工作环境较为 封闭，工作程序重复枯燥，对档案管理人员的责任心、耐 心等素质提出了很高的要求，所以项目档案管理人员应该 具备较高的专业素质，否则很难开展档案管理工作，优秀 的人才队伍在档案管理工作中发挥着关键的作用。

第三，项目档案管理工作内容包括多个方面，如对档 案的收集、鉴定以及保管等，档案管理工作的效率取决于 档案管理人员的业务能力。因此，项目档案管理人员应该 具有很强的使命感及责任感，还要有很强的交流协调能力 以及文字表达能力，具备丰富的专业知识，特别是在面对 很多原始文件材料时，要能将一些无序且复杂的信息进行 系统化以及条理化梳理，对其进行深入挖掘，如此，固定 资产投资项目档案才可以充分发挥其价值，为企业创造无 形的财富。 总而言之，对企业来说，固定资产投资项目档案管 理工作是企业日常工作的重要组成部分，但是许多企业固 定资产投资项目档案管理工作的现状不容乐观，依然存在 许多问题。针对这些问题，必须及时采取有效的措施来解 决，否则会影响固定资产投资项目档案管理工作的效率， 影响项目的完工验收，甚至会影响企业的持续稳定发展。