精细化管理模式在信息资源管理中的应用

目的：探讨在档案管理中采用精细化管理模式的价值。方法：将随机选取的477份自2020年1月至2022年10月采用精细化管理模式的档案归入观察组，将389份自2018年1月至2019年12月采用常规护理模式的档案归入对照组，三明市第一医院自2020年1月起开始对医院档案采用精细化管理模式，对比两组人事档案破损、缺失情况、正常利用情况以及对比两组人事档案管理质量，观察项目包括档案管理的安全性、档案室清洁度、档案标识规范度。结果：观察组人事档案破损率及缺失率均明显较对照组低，正常利用率较对照组高（P<0.05）。观察组档案管理安全性、档案室清洁度以及档案标识规范度得分均高于对照组，人事档案管理质量组间比较差异有统计学意义（P<0.05）。结论：在档案管理中采用精细化管理模式有助于提高医院档案管理质量和水平，可以显著提升档案正常利用率，值得推广。

医院档案管理水平会影响医院形象、医院管理水平以及医院可持续发展水平。医院档案客观地记录了医院的发展历史，而且也能反映现阶段的工作状态，例如能够反映医务工作信息，除此之外，还能对人民群众的健康信息进行反馈，指导医院各项工作的有序开展和顺利运行，因此加强对医院档案的管理很有必要。加强对医院档案的精细化管理有助于不断提高医院档案管理工作效率，对于提升医院档案管理水平也有重要价值，还能客观记录和准确反映现阶段医疗卫生运营情况与管理现状，推动医疗机构管理水平不断提高。本次研究探讨和分析将精细化管理模式应用于档案管理中所取得的价值，如下。

资料与方法

一般资料

三明市第一医院自2020年起在医院档案管理中实施精细化管理模式，随机选取自2020年1月至2022年10月采用精细化管理模式的477份档案并归入观察组，男性249名、女性228名，年龄范围为21~57岁，年龄平均值为（45.26±2.37）岁，工作年限为1~38年，平均工作年限为（15.36±2.01）年，医生176名、护士222名、后勤人员79名，初级职称161名、中级职称207名、高级职称109名。随机选取2018年1月~2019年12月采用常规护理模式的389份档案并归入对照组，男性201名、女性188名，年龄区间为22~59岁，平均年龄为（46.01±2.32）岁，医生143名、护士184名、后勤人员62名，初级职称143名、中级职称167名、高级职称79名。档案一般资料数据组间对比无明显差异（P>0.05）。

方法

在实施精细化管理模式前，需要对医院档案管理工作中存在的不足等进行汇总和分析，以便能够有针对性地采取管理措施，方法如下。

1.分析医院现有档案管理工作中存在的不足

（1）档案管理制度现存问题和缺陷分析

粗放式管理模式仍属于现阶段档案管理工作的常用模式，不符合现代化管理理念，而且管理手段存在明显的局限性。医院管理人员观念陈旧，档案管理工作开展、落实及发展过程中面临着诸多困境，管理人员不仅要结合自身工作经验，同时还需要综合医院各项日常工作的开展情况进行综合分析。医院内有大量部门及科室，不同部门和科室有着不同的分工。档案管理工作在实际开展过程中存在随意性等缺点，而又无法盲目复制其他管理模式与方法，故难以推动工作的顺利开展，也无法保证工作的效率与效果。医院未从制度层面将档案管理工作与绩效考核结果相挂钩，档案管理工作欠缺规范性，没有取得理想的监督效果，使得档案管理工作的针对性与科学性明显较低，这也会导致医院档案管理工作效率下降。医院档案管理涉及的内容非常复杂，医院责权制度及分类方法等存在权责不明、分类模糊等现象，容易出现越权审核、信息被篡改等问题，这样会对医院的形象造成不良影响。

（2）档案管理模式亟待丰富

作为基础性管理工作，强化档案管理工作不仅能使医院的管理水平得到提高，也能提升医院的管理效能，还有助于医院发展的规范性与持续性。医院档案管理传统模式的机械性和教条性特征明显，以被动归档为主要表现形式，工作人员仅负责收集和归档有档材料。由于信息管理体系缺乏统一性和标准性，档案管理相关工作人员在编纂、移交和审核信息的过程中欠缺交流，缺乏较高的风险控制意识和良好的防控观念，因此在信息归档时发生信息遗漏的可能性较高，还可能会造成信息分散与信息收集不全面等问题。当前，信息化管理模式在各级医院得到了日益广泛的应用，但是人工操作仍占据较大比例，不重视管理以及实权问题未得到有效落实等现象仍然普遍存在，而且档案管理工作人员的工作积极性和主动性较低，同时也缺乏主动服务意识。受诸多因素的影响，档案开发的广度与深度均受到较大限制，整体服务模式存在单一性等缺点。工作人员进行信息调阅和复制的方式包括人工检索、信息化途径复制等，信息数据对医院医疗服务改革所发挥的推动作用未得到全面挖掘，其潜在的科研价值也无法得到有效提升。上述问题均会对档案管理效果造成不良影响，同时也会影响医院档案信息的查阅与利用，从而制约医院的可持续发展。

（3）缺乏专业的档案管理人才

医院档案管理属于医院基础内控管理工作，较难获得足够的关注和重视，同时，医院也不注重人才引进，导致专业的内部档案管理人才普遍缺乏。医院档案工作人员的专业性不强，通常为医院内的医务人员兼任，而新入职的专职人事管理人员对技术及相关仪器设备等的了解不够全面，对医院档案管理工作的顺利开展产生了极大的制约。医院开展的档案管理业务培训等工作较少，档案管理工作人员若不能及时通过自学或参加培训的方式与时俱进，不断丰富理论知识，更新知识结构，其现有的知识储备将无法满足档案管理工作的需要，甚至会对档案管理工作的可持续发展造成不良影响。

2.采用精细化管理模式

（1）推动档案管控制度日益完善

医院设定流程化、目标化、标准化的工作目标，以确保精细化管理模式得到切实有效的执行和落实。将医院业务需求纳入考虑范围，根据科室工作实际情况建立管理制度，保证各项制度的可行性与针对性，同时保证其人性化、时效性与可操作性、科学化和规范化得到充分保证。保证档案管理工作的目标性和针对性，对档案管理工作方法与目标进行细化，在目标的指引下不断提高档案管理工作的规范化及制度化水平，有效提高档案利用效率。权责明确，将责任落实到各科室和各责任人，同时加强监督与绩效管理，提高工作人员的积极性和主动性。细化工作流程，包括信息收集、整理、审核、利用和归档等，确保各流程紧密衔接，不断更新和改进工作流程，确保档案管理工作的可持续发展。

（2）强化档案信息化管理

医院建立和完善统一的档案数据库，重视数字档案建设，完善数字化档案分类管理工作，明确数据库类目，以期最终实现数据数字化储存与调用的目标。不断完善信息化档案联动机制，使医院档案管理工作的系统性得到有效提高。推动档案管理系统日趋规范统一，规范设置档案管理环境，最终达到档案信息的自动化收集目标，对归档范围进行界定，以取得理想的信息归档效果。

（3）创新管理模式，加强人才建设

医院应注重引进和培养专业的信息化档案管理人才，推动档案管理理念不断转变，推动科教部门与医务部门之间的信息联动，保障在权限范围内获取和利用数据信息；加强人员培训，不断强化内部管理，确保档案管理人员教育工作得到有效落实；不仅要重视数据挖掘，还要重视数据开发，不断整合现有数据，在挖掘数据信息时必须结合医院的实际需求，通过加大技术支持等方式推动医院发展。

观察指标

首先，对比两组人事档案破损、缺失情况及正常利用情况。

其次，对比两组人事档案管理质量，包括档案管理安全性、档案室清洁度、档案标识规范度，各项目评分范围均为0—100分，分值越高，说明档案管理水平越高。

统计学方法

以SPSS23.0分析数据，计量资料、计数资料以均数±标准差（±s）、率表示，检验方法包括t检验、χ2检验，差异有统计学意义（P<0.05）。

结果

两组人事档案破损率、缺失率及正常利用率对比

与对照组相比，观察组具有显著更低的人事档案破损率及缺失率，具有更高的正常利用率（P<0.05）（见表1）。

表1 人事档案破损率、缺失率与正常利用率对比[n（%）]

两组人事档案管理质量对比

与对照组相比，观察组具有更高的档案管理安全性、档案室清洁度和档案标识规范度得分（P<0.05）（见表2）。

表2 人事档案管理质量对比（分，±s）

讨论

医院档案管理工作涵盖类目非常全面，不仅包括既往工作，也涵盖当前工作和未来工作，医院的基本活动与档案记录内容关联密切，涵盖医务人员基本信息、研究工作、临床医疗等，以病例档案、科研档案与行政档案为主要表现形式。

医院档案管理工作能够为医务人员进行临床研究和科学研究提供参考和依据，还有利于医务人员及时掌握病例信息，对患者临床病症级别和病症表现进行辨证分析，结合临床检验、化验等资料进行诊断，从而保证诊治服务的科学性与规范性。档案管理工作是医院管理工作中的关键部分，在医院可持续发展过程中发挥着关键性作用。档案中记载了医院的发展信息与记录，能够在一定程度上体现医院的发展现状，使医院的档案管理水平得到提升，保证临床医院的科研工作效果，创新临床医疗工作管理模式，使医院的经济效益与社会效益得到全面且有效的提升。

现如今，精细化管理已经被广泛应用于企业管理中。通过精细化管理模式，生产者可以从客户角度对现有的工作情况进行分析，并有针对性地制定、完善生产制度，从而有效提升生产效率，保证生产质量，促进自身生产行为和管理行为规范化，这对于促进企业扩大规模、增强企业实力具有重要价值。作为先进的管理手段和理念，精细化管理能够使烦琐复杂的工作日趋简单化与流程化，同时还能针对工作进行定量分析和定性分析，细化分解工作的流程，最终实现对各个工作环节的完善，保证工作效果。将精细化管理模式应用到医院管理中，也能有效提升医院自身的管理效能。对医院档案实施分类管理，如划分为院内人事、科研以及临床诊治等，能够确保现有档案管理工作的时效性，还能保证档案管理分类的科学化，使档案管理工作更加简单易行。使用现代化信息技术对医院档案实施集成化与扁平化管理，能够显著减少工作量，强化数据支撑，全面提升档案管理工作质量。

当前，医院在档案管理工作过程中面临的问题仍然较多，如档案管理模式单一、档案人才队伍建设滞后、信息化程度低、档案管理制度不健全等，这些问题都严重影响了档案管理工作的质量和水平。在此次研究中，观察组人事档案破损率及缺失率均明显低于对照组，正常利用率则明显高于对照组，观察组档案管理安全性、档案室清洁度以及档案标识规范度得分均高于对照组，两组差异均有统计学意义（P<0.05）。通过对比和分析可知，精细化档案管理工作能够对医院管理产生积极影响，对于提高医院档案管理的质量和水平具有重要意义，因此，医院必须认清发展现状并完善制度建设和人才队伍建设，为推动医院全面可持续发展提供动力。

综上所述，将精细化管理模式应用至档案管理中，能够使医院档案管理水平得到全面提升，其推广价值较高。